Kol kas atsakingos institucijos, tokios kaip Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI) ar Darbo inspekcija, neturi konkrečių ir lengvai pritaikomų atsakymų, kaip reikėtų tiksliai organizuoti, aprašyti ir užtikrinti nuotolinio darbo galimybes. Tokia praktika, galima sakyti, kuriama realiuoju laiku. O poreikis praktikai įsivyrauti tik didėja – vis daugiau darbuotojų nori lankstumo.
Kartu su poreikio augimu atsiranda ir vis daugiau klausimų – kaip apibrėžti darbo vietą, ypač, jei lokacija keičiama dažnai, kaip užtikrinti saugią ir tinkamą darbo vietą, kaip kompensuoti nuotoliniam darbui reikalingas išlaidas?
Susitarimas – pirmas žingsnis vengiant nesusipratimų
Kai kurios įmonės darbą nuotoliniu būdu skatino ir anksčiau, kitos pradeda susidurti tik dabar, gavę darbuotojo prašymą arba netgi netyčia sužinoję, kad darbuotojas sumanė padirbėti iš šiltų saulėtų kraštų. Pastaroji praktika nėra sveikintina. Visgi tam, kad tiek darbuotojas, tiek darbdavys neturėtų problemų organizuojant ir užtikrinant darbą iš bet kur, pirmas žingsnis – nuotolinio darbo „įforminimas“. Šis žodis gal ir skamba nuobodokai, bet visgi neišvengiamas.
Sekant rekomendacijas bei gerąsias praktikas, „įforminimui“ pirmiausia būtinas abipusis darbuoto ir darbdavio susitarimas dėl nuotolinio darbo. Keli dalykai, kurie turėtų atsirasti susitarime, yra labai aiškūs: darbo vieta, kaip šalys ją supranta, atsakomybių pasidalinimas ir išlaidų kompensavimo klausimai. Suprantama, kad idealiu atveju susitarimas galėtų aptarti ir kitus svarbius aspektus.
Tam, kad susitarimas nebūtų kuriamas kiekvieną kartą iš naujo ar paskubomis, galiausiai, kad darbuotojai aiškiai žinotų, ką ir kaip turi bei gali padaryti, kai nori keisti savo darbo vietą, pravartu turėti dar vieną pradinį dokumentą – tvarką. Ji nebūtina, bet jos pagrindu bus paprasčiau pasirašyti abipusį susitarimą su darbuotoju dėl nuotolinio darbo.
Tiesa, aprašytos tvarkos suderinimas su darbo taryba galėtų būti papildomas argumentas, tarsi apsauga, jei kiltų ginčų ar kitų nesusipratimų. Tai ypač aktualu dabar, kai aiškių ir lengvai praktiškai įgyvendinamų atsakymų iš atsakingų institucijų dar trūksta.
Keičiasi darbo vietos supratimas
Šiuo metu aiškaus atsakymo, kaip turi būti reglamentuota darbuotojo darbo vieta, nėra. Įstatymas tarsi stumia į konkrečios darbo vietos, tai yra tikslaus adreso, aprašą, bet vis daugiau rinkos dalyvių nori suteikti laisvę darbuotojams.
Tad dažniau keliamas klausimas – ar galima darbo vietą nusakyti kaip tam tikrą apibrėžimą, kas yra saugi ir kiekvienu atveju tinkama darbo vieta – kompiuteris, stalas, apšvietimas ir kitos reikiamos priemonės? Tuomet adresas tampa neaktualus ir darbuotojui leidžiama dirbti iš ten, kur nori, bet jis turi aiškiai žinoti, kas jo atveju yra saugi darbo vieta. Saugios darbo vietos kriterijai gali būti įtraukti į jau minėtą tvarką.
Susitarime dėl nuotolinio darbo reikia numatyti ir dar vieną reikšmingą aspektą – kas ir kaip prisiima atsakomybę dėl galimos darbo vietos saugos pažeidimo rizikos. Kaip minėjau, šiuos aspektus galima įtraukti ir tvarkoje, jei organizacija tokią turi.
Iki šiol viskas buvo aišku – darbdavys ofise privalo užtikrinti darbuotojų saugą. Tas pats galioja ir tuo atveju, jeigu darbuotojas dirba nuotoliu. Bet kyla klausimas – kaip tą užtikrinti? Vienas variantų – paruošti apklausą, kad darbuotojas pats atitinkamose vietose sužymėtų „varneles“, ar jo darbo vieta atitinka darbdavio keliamus saugios ir tinkamos darbo vietos reikalavimus.
Tačiau ką darome, jei darbuotojas sako, kad, pavyzdžiui, apšvietimas netinkamas? Tokius aspektus irgi vertėtų aptarti ir aprašyti iš anksto. Vienas variantų – aprūpinti tam tikromis trūkstamomis priemonėmis arba aiškiai apibrėžti, kad tuomet, jei tam tikri reikalavimai neįvykdomi, darbuotojas negali dirbti iš ten, kur nori. Tai ypač aktualu, jeigu dirbti pageidaujama iš užsienio.
Išlaidų kompensavimas: darbdavio atsakomybė ar darbuotojo teisė rinktis?
Kalbant apie darbo priemonių išlaidų kompensavimą, derėtų pradėti nuo aiškios nuostatos – pagal dabartinį reguliavimą, išlaidos darbuotojams turi būti atlygintos, o darbuotojas ir darbdavys turi aiškiai abipusiai sutarti, kiek ir kaip.
Žinoma, čia irgi derėtų numatyti įvairių situacijų. Vengiant ginčų, tikslinga aiškiai aprašyti, kiek „toli siekia“ tų išlaidų kompensavimas. Patogus stalas, kėdė, kompiuteris – taip, o kaip su, pavyzdžiui, didesnėmis išlaidomis vandeniui ar elektrai? O jeigu jau nusprendžiama atlyginti tam tikras išlaidas – tai kokia dalimi jos bus kompensuojamos?
Tiesa, jeigu darbas iš bet kur yra paties darbuotojo iniciatyva, tai dažniausiai suprantama kaip papildoma nauda darbuotojui. Tuomet galimai šalys turi daugiau laisvės aptardamos išlaidas.
Galiausiai, įmonių patirtis rodo, kad leidžiant darbuotojams dirbti nuotoliu, svarbu tinkamai sutvarkyti ne tik teisinius ar mokestinius niuansus. Vertėtų labai aiškiai apsirėžti bei sutarti, kaip darbuotojai galės atlikti užduotis, dalyvauti susirinkimuose bei kitose veiklose, atsižvelgiant į tokius aspektus, kurie dirbant iš tos pačios šalies atrodytų visiškai neaktualūs, pavyzdžiui, laiko zonų skirtumai, kokybiško interneto ryšio užtikrinimas.
Ne menkesniu iššūkiu tampa ir visos komandos bei organizacijos kultūros išlaikymas. Juk kuo daugiau klausimų bus atsakyta iš anksto, tuo galima tikėtis abipusiai geresnių rezultatų, tiesa? Beje, apsvarstykite galimybę ir pradėti nuo bandomojo laikotarpio, kuris leistų abipusiai įvertinti, kiek žmogus galės suvaldyti savo laiką ir atlikti užduotis, nepaisant pasirinktos lokacijos aplinkybių.
