Leis efektyviau siekti tikslų
Projektų valdymo sistema URM sklandžiai įsiliejo į ministerijos valdymo procesų struktūrą. Ministerijoje yra sukurta projektų portfelio komisija, darbuotojai jau naudoja pagrindinius projektinio valdymo metodus bei IT įrankį. Taip efektyviau valdomos su projektais susijusios rizikos – biudžeto, projekto apimties padidėjimas ar įgyvendinimo termino užsitęsimas.
Prie URM komandos prisijungusi ministerijos kanclerė Inga Černiuk remia priemones, padedančias siekti sisteminių pokyčių ir tobulinti diplomatinę tarnybą – efektyvius projektinio valdymo metodus bei skaidrias organizacijų kultūros formavimo priemones. „Deja, nėra jokių stebuklingų piliulių ar sidabrinių sėkmės kulkų – tenka mažais žingsneliais nueiti ilgą ir nuoseklų kelią. Svarbu išlaikyti teisingą kryptį“, – sako ji.
Vienas iš pirmųjų naujosios URM vadovybės tikslų – siekti veiklos depolitizavimo. Būtina karjeros diplomatams ne tik sudaryti sąlygas eiti pareigas skaidraus konkurso būdu, bet ir sukurti aiškią šių darbuotojų veiklos vertinimo sistemą, suteikti jiems galimybę nuosekliai kilti karjeros laiptais.
Karjeros kelias susijęs su darbuotojų įgūdžiais, žiniomis, gebėjimais įgyvendinti nustatytus uždavinius, todėl ministerijoje pradėtas kurti Diplomatų kompetencijų modelis, kurio tikslas – užtikrinti didesnį skaidrumą ir aiškumą diplomatinės tarnybos žmogiškųjų išteklių valdymo procesuose.
„Kompetencijų modelis sukurs didesnį mūsų organizacijos aiškumą, nes leis atsakyti į pagrindinius klausimus – kokių kompetencijų reikia į diplomatinę tarnybą atrenkamiems žmonėms, ką labiausiai vertiname ir į kokių kompetencijų ugdymą norime investuoti. Tikimės, kad Kompetencijų modelis taps moderniu instrumentu, kuris padės įgyvendinti visus diplomatinės tarnybos žmogiškųjų išteklių valdymo procesus“, – pabrėžė ministerijos kanclerė Inga Černiuk.
Šio projekto iniciavimo etape, išnagrinėjome galimas alternatyvas, kurių įgyvendinimas prisidėtų prie URM veiklos depolitizavimo ir pirmąją iniciatyva įgyvendinimui išsirinkome tą, kurią įgyvendinus tikimės didžiausios naudos žmogiškųjų išteklių valdymo sprendimuose i Projektinis valdymas organizacijos valdymo, kultūros formavimo sprendimuose padėjo ne tik iš vienos perspektyvos pažvelgti į problemos sprendimo būdus, bet išnagrinėti daugiau alternatyvų ir išsirinkti tinkamiausią šiame organizacijos brandos etape..
Projektų valdymo sistema išbandyta steigiant atstovybes
URM 2021 m. užbaigė projektą „Lietuvos Respublikos diplomatinio atstovavimo tinklo peržiūra ir efektyvumo didinimas“, kuris buvo pradėtas dar prieš Projektų valdymo sistemos diegimą. Įgyvendinant projektą buvo uždaryta Lietuvos ambasada Šveicarijos Konfederacijoje, įsteigtos ambasados Kroatijoje, Jungtiniuose Arabų Emyratuose, Australijoje, nuolatinė atstovybė prie Ekonominio bendradarbiavimo ir plėtros organizacijos, konsulatas Šveicarijoje. Sukurtas ir Lietuvos diplomatinėse atstovybėse bei konsulinėse įstaigose įdiegtas Konsulinių paslaugų teikimo standartas.
Ministerija, atsižvelgdama į XVIII Vyriausybės programos nuostatas, pagal kurias ekonominė diplomatija yra viena iš prioritetinių iniciatyvų, ką tik parengė naują projektą „Ekonominės diplomatijos stiprinimas Lietuvos Respublikos diplomatinėse atstovybėse“, kuris jau įtrauktas į ministerijos projektų portfelį.
„Viešasis sektorius projektinį valdymą dažnai vertina gana skeptiškai, bet be projektinio valdymo įrankių nebūtų įmanoma nuo kasdienių užduočių lygmens pereiti prie unikalių, nuolat kintančių situacijų valdymo. Šiame lygmenyje veikiantiems darbuotojams būtina suvokti, kas yra projektinės veiklos ir kaip naudotis projektinio valdymo instrumentais užsibrėžtiems tikslams pasiekti“, – sako kanclerė I. Černiuk, kuriai ankstesnėse darbovietėse jau teko prisidėti diegiant viešojo sektoriaus institucijų projektinį valdymą.
Visose ministerijose – ta pati sistema
Užsienio reikalų ministerija – viena iš keturiolikos šalies ministerijų, kuriose diegiamas projektinis valdymas.
Bandomasis projektinio valdymo projektas buvo įgyvendintas Lietuvos Respublikos Vyriausybės kanceliarijoje, o nuo 2018-ųjų pabaigos projektų valdymo sistemos pradėtos diegti ir ministerijose turint tikslą, kad visos institucijos galėtų lengviau bendradarbiauti įgyvendindamos bendrus projektus ir dirbtų pagal tuos pačius standartus. Nustatytos bendros projektų valdymo taisyklės, organizuojami darbuotojų mokymai, skirti projektų valdymo kompetencijoms ugdyti.
Projekto „Viešosios politikos pokyčių sistemos sukūrimas ministerijose“ metu bus įdiegta projektų apimties, biudžetų, terminų, išteklių ir rizikų valdymo metodika, kuri sustiprins ministerijų veiklų koordinavimą, produktyvumo augimą, projektų valdymo procesų tobulinimą, užtikrins priemonių, skirtų veiksmingam valstybės išteklių valdymui, diegimą ir tobulinimą.
Projektą 14-oje ministerijų planuojama užbaigti 2021 m.
Projektas „Viešosios politikos pokyčių sistemos sukūrimas ministerijose“ finansuojamas Europos socialinio fondo lėšomis.
