Praėjusiame straipsnyje pradėjome nagrinėti, kaip pagreitinti gautinų sumų apyvartumą keliomis dienomis ir „išlaisvinti“ dalį lėšų, esančių pirkėjų skolose. Išsiaiškinome, kokios pardavimo proceso dalys turi daugiausiai įtakos apyvartinio kapitalo valdymui. Šį kartą aptarsime du aspektus: užsakymų klaidas, priminimus apie vėluojančius mokėjimus.
Kiek klaidų pasitaiko priimant užsakymus?
Toliau atsakant į klausimą, ar yra galimybių pagreitinti sąskaitų pateikimą klientams bei pagerinti jų kokybę, atkreipčiau dėmesį į klientų užsakymų priėmimą. Nekorektiškai priimtas užsakymas ne tik prailgins apmokėjimo terminą bei turės neigiamą poveikį atsargų apyvartumui, bet ir gali užtraukti dar ir pirkėjų nemalonę ar net baudas.
Dažniausiai klaidų pasitaiko priimant užsakymus faksu ar telefonu, ypač jei įmonė turi platų panašių prekių ar paslaugų asortimentą. Savo interneto svetainėje įdiegę elektroninę užsakymų pateikimo formą klaidų kiekį galite sumažinti. Žinoma, tai priklausys nuo to, kiek svetainėje patalpinsite informacijos apie savo produkciją ir paslaugas ir kiek informacijos apie užsakymą leisite klientams įvesti tekstu.
Jei telefoniniai užsakymai yra neatsiejama Jūsų verslo dalis, pasidomėkite technologinėmis naujienomis. Telekomunikacijų rinkoje yra pačių įvairiausių sprendimų, leidžiančių greitai ir kokybiškai identifikuoti kliento poreikius. Paieškokite tokių, kurios labiausiai atitiktų Jūsų verslo viziją. Kaip pavyzdį galiu paminėti vieną dažniausiai naudojamų technologijų – IVR (anglų k. Interactive voice response). Ji leidžia klientams skambučio metu įvesti prekės kodą, renkant skaičius savo telefone.
Kada primenate klientams apie vėluojančius apmokėjimus?
Vis dažniau tenka girdėti, kad įmonės atsiskaito su savo tiekėjais tik sulaukusios priminimo. Tokia ydinga praktika susiformavo iš dalies dėl pačių tiekėjų tolerancijos. Jei neskubame klientams priminti apie pradelstus apmokėjimus ir neskubame taikyti sankcijų, tai patys sukuriame terpę piktnaudžiavimui.
Vidutiniškai pirmojo priminimo klientai sulaukia po 5 – 7 dienų nuo mokėjimo termino pabaigos. Iš vienos pusės tai nėra daug, tačiau, kai ieškome būdų pagerinti gautinų sumų apyvartumą 1 – 2 dienomis, ankstesnis priminimas gali duoti siekiamą rezultatą.
Pirmiausiai išanalizuokite priežastis, dėl kurių Jūsų klientai delsia atsiskaityti. Atrinkite tuos klientus, kurie apmoka sąskaitas vos tik gavę pirmąjį priminimą – didelė tikimybė, kad jie tiesiog laukia, kada jiems paskambinsite ar parašysite. Tokiems klientams paskambinti reiktų viena ar dviem dienomis anksčiau numatyto apmokėjimo termino. Paskambinę nepulkite priekaištauti ar prašyti to, kas ir taip priklauso jums. Tiesiog pasiteiraukite, ar klientas laiku gavo Jūsų produkciją ar paslaugas, ar yra patenkintas kokybe. Tuo pačiu pasiteiraukite, ar galės sąskaitą apmokėti laiku. Taip Jūs ne tik priminsite apie artėjantį apmokėjimą, bet ir gausite atsiliepimų apie savo prekes, paslaugas bei jų logistiką. Gautos žinios gali praversti ieškant būdų optimizuoti kitus apyvartumo rodiklius.
Jei skambutis jums atrodo per brangi procedūra, priminti galite ir el. paštu. Pasikonsultuokite su savo apskaitos sistemos programuotojais – gal būtų galima automatizuoti priminimų siuntimą elektroniniu paštu. Jei informaciją apie įplaukas į apskaitos sistemą įvedate tą pačią dieną, galėsite automatiškai siųsti priminimus mokėjimo termino dienos gale.
Pasiaiškinkite, per kiek laiko informacija apie įplaukas į sąskaitas patenka į apskaitos sistemą: tą pačią, kitą, o gal po poros dienų? Kuo greičiau informacija pateks į apskaitos sistemą, tuo anksčiau bus galima pradėti priminimo procedūras bei pagreitinti gautinų sumų apyvartumą.
Pasikonsultuokite su savo apskaitos sistemos programuotojais dėl galimybės importuoti banko sąskaitos išrašus, jei norite eliminuoti žmogiškąsias klaidas, ir jei kasdien sulaukiate daug įplaukų ir jų įvedimas į apskaitos sistemą užtrunka nemažai laiko. Šiuo metu praktiškai visos Lietuvai pritaikytos apskaitos sistemos turi galimybę priimti banko išrašus LITAS-ESIS formate. Tai gali papildomai kainuoti, priklausomai nuo jūsų sutarties su apskaitos sistemos įdiegėjais.
Jei išrašus jau importuojate ir norite padidinti automatiškai užskaitomų pavedimų kiekį, susitarkite su savo klientais, kad, pateikdami bankui mokėjimo nurodymą laukelyje „Kliento kodas gavėjo informacinėje sistemoje“, nurodytų apmokamos sąskaitos faktūros numerį.
Sutartyse numatykite, kad visą kainos nuolaidą klientas gaus ne tik tada, kai sąskaitą apmokės laiku, bet ir už taisyklingą mokėjimo nurodymo laukų užpildymą.
Taisykles ir pavyzdžius, kaip užpildyti mokėjimo nurodymą pridėkite prie sutarties ir patalpinkite savo interneto svetainėje. Be to, trumpą instrukciją galite įtraukti ir į sąskaitą faktūrą.
Ankstesniuose straipsniuose buvo rašyta apie lėšų valdymo kultūros kūrimą įmonėje bei pardavėjų motyvavimą, priklausantį nuo jų klientų per mėnesį apmokėtų sąskaitų faktūrų sumos. Padiskutuokite, ar tai galima įgyvendinti jūsų įmonėje. Motyvacinė sistema neabejotinai duoda teigiamų rezultatų gautinų sumų optimizavimui.
Algirdas Bogdevičius, Danske banko lėšų valdymo skyriaus vadovas
