Norint dirbti produktyviau, nebūtina dirbti sunkiau. Reikia tiesiog dirbti gudriau. Bent jau taip teigia Robertas C. Pozenas, kuris vienu metu vadovavo pasaulinei finansų paslaugų įmonei ir dėstė pilną kursą Harvardo verslo mokykloje.
Jis taip pat parašė šešias knygas, viena iš jų – „Extreme Productivity“ (liet. ekstremalus produktyvumas). Joje R. C. Pozenas siūlo tapti produktyviais susikuriant tikslų siekimo sistemą, kovojant su darbų atidėliojimu, taikant kitokią projektų vykdymo strategiją bei susikuriant gyvenime rutiną.
Interviu „Washington Post“ R. C. Pozenas pasakojo, kad jo filosofija yra skirti savo laiką patiems svarbiausiems tikslams. Pasak jo, reikia įvardinti ir įvertinti savo prioritetus, paremtus asmeniniais įgūdžiais, troškimais ir darbovietės poreikiais. Tada kuo lengviau atsikratyti žemiausiai esančių prioritetų. O aukščiausius prioritetus galima įgyvendinti efektyviau, jei užuot pradėję nuo faktų ir duomenų tikrinimo, pirma pasidarysite preliminarias išvadas.
Prioritetų sąrašas
Produktyvumo esmė – žinoti, kokie yra jūsų tikslai ir prioritetai. R. C. Pozenas siūlo išsiaiškinti savo tikslus užrašant vidutinio laikotarpio (daugmaž vienerių metų) ir trumpalaikius (maždaug vienos savaitės) profesinius tikslus – įskaitant projektus, pasirengimą jiems ir bet kokias kasdienes užduotis.
Tada sudėliokite savo vidutinio laikotarpiu tikslus pagal svarbą. Nors jūs turėtumėte apsvarstyti, ką norite daryti, ar kas jums sekasi, taip pat apmąstykite, ko labiausiai reikia jūsų darbovietei.
Galiausiai, pagalvokite apie savo trumpalaikius tikslus: aukštai įvertintas trumpalaikis tikslas gali būti arba laiptelis jums siekiant svarbaus ilgalaikio tikslo, arba labai svarbus jūsų vadovui.
Darbų atidėliojimas
Viena didesnių kliūčių produktyvumui yra darbų atidėliojimas.
„Vietoj to, kad kasdien vykdytų progresą, darbų atidėliotojai bando sugrūsti viską į paskutines projekto valandas. Be to, kad tos paskutinės dienos ar valandos yra labai nemalonios, tokia strategija lemia skubotą, prastą darbo rezultatą“, - teigia R. C. Pozenas.
Žinoma mes visi šiek tiek atidedam darbus, sako rašytojas. Dauguma žmonių gali suvaldyti šį įproti, tačiau kai kurie tiesiog negali pradėti projekto, kol nepriartėja baigties terminas.
Šiems chroniškiems darbų atidėliotojams R. C. Pozenas siūlo paprastą išeitį: jei negalite dirbti be baigties terminų, susikurkite jų daugiau.
Kai kuriems gali užtekti to, kad jie pasiekę „mažąjį“ baigties terminą apdovanos save kokiu nors niekučiu. Tačiau rimtesnių atidėliojimo problemų turintiems žmonėms gali tekti apie savo sugalvotus baigties terminus pranešti viršininkui, taip šie terminai taps realiais, aiškina R. C. Pozenas.
Preliminarios išvados
Vykdant ilgalaikį projektą reiktų kuo greičiau padaryti preliminarių išvadų sąrašą.
„Taip būsite priversti greitai išanalizuoti projektų esmines problemas, kas leis jums smarkiai sumažinti jūsų tolimesnio tyrinėjimo mastą“, - aiškina R. C. Pozenas.
Nors galbūt vėliau teks pataisyti pasidarytas išvadas ar išvis jas perrašyti, tačiau tokia strategija yra vis tiek produktyvesnė ir greitesnė nei ilgas nereikalingų faktų tyrinėjimas, mano R. C. Pozenas.
Rutina
Kiekvienas iš mūsų kasdien priima daug rutininių sprendimų: kokios spalvos kaklaraištį dėtis, kokiu keliu vykti į darbą, ką pirkti maisto parduotuvėje ir taip toliau. Tyrimai rodo, kad tokie sprendimai per dieną išeikvoja daug protinės energijos, todėl tampa sunkiau atlikti darbo užduotis reikalaujančias įtempto mąstymo.
„Tam, kad sumažinčiau sprendimų, kuriuos darau kasdien, skaičių, aš „rutinizuoju“ įvairius savo gyvenimo aspektus, kurie man nelabai rūpi: ką aš valgau ir ką vilkiu“, - aiškina R. C. Pozenas.
Jis iš vakaro pasiruošia rūbus, su kuriais eis į darbą, kiekvienas kostiumas dera su tam tikru kaklaraiščiu ir marškiniais. R. C. Pozenas kasdien pusryčiams valgo dribsnių ir po bananą, o pietums – sumuštinį su vištiena.
„Taip man lieka daugiau protinės energijos, reikalingos toms užduotims ir sprendimams, kurie man rūpi“, - savo gyvenimo būdo pasirinkimą aiškina R. C. Pozenas.
Jis siūlo nuspręsti, kurias savo gyvenimo dalis laikote nesvarbiomis – kur jums būtų patogu priimti standartinį, uniforminį sprendimą – ir jas paversti mechaniška rutina.
Paklaustas, kodėl yra taip svarbu per kuo mažiau laiko atlikti kuo daugiau darbų R. C. Pozenas sako:
„Atsakymas į šį klausimą yra kiekvienam žmogui skirtingas, jis priklauso nuo poreikių ir gyvenimo etapo. Asmeniškai aš bandau būti produktyvus darbe tam, kad turėčiau daugiau laiko sau, savo draugams ir savo šeimai. Manau, kad dauguma žmonių siekia to paties.“
