Praėjusį kartą baigėme pažintį su apyvartinio kapitalo valdymo rodikliais. Šį kartą panagrinėsime, kaip tinkamas įmonės vidinės ir išorinės komunikacijos valdymas gali padėti optimizuoti apyvartinio kapitalo rodiklius ir „išlaisvinti“ lėšas.
Be vidinės ir išorinės komunikacijos įmonėje sustotų dauguma procesų, tačiau smulkiose ir vidutinėse įmonėse tai bene mažiausiai valdoma sritis. Atrodytų, kalbame apie mažus ir nereikšmingus dalykus, kurie iš esmės neturėtų paveikti įmonės veiklos ar jos rezultatų. Tačiau dažnai pamirštama, kad apyvartinio kapitalo valdymo rodiklių optimizavimas 1–2 dienomis ir yra pasiekiamas mažais ir, atrodytų, nereikšmingais veiksmais.
Vidinė komunikacija
Pradėkite nuo paprastų dalykų – kartą per mėnesį apskaičiuokite įmonės apyvartinio kapitalo valdymo rodiklius (skaičiuojant mėnesio rodiklius formulėse naudokite ne 365, o 30), įvertinkite tendenciją ir padiskutuokite su vadovais, kodėl apyvartumas greitėja, lėtėja ar lieka nepakitęs. Prisiminkite, kokių rezultatų tikėjotės prieš mėnesį, kokius veiksmus planavote atlikti norėdami pasiekti rezultatų, ką ir kaip pavyko įgyvendinti.
Aptarę rezultatus su vadovais, užsibrėžkite bendrus tikslus, numatykite tolimesnius įmonės planus ir pristatykite juos. Jūsų darbuotojai turi žinoti, kas įmonei yra svarbu, dėl ko reikia stengtis. Bendrai siekiant tikslo skatinamas bendradarbiavimas, suvienijamas kolektyvas, o tai savo ruoštu padeda greičiau pasiekti norimų rezultatų.
Pasirūpinkite atgaliniu ryšiu – skatinkite darbuotojus dalintis savo mintimis ir pasiūlymais su vadovais. Neretai tenka išgirsti, kad viena ar kita paprasto darbininko idėja padedant vadovybei buvo sumaniai realizuota ir atnešė apčiuopiamos naudos visai įmonei. Neabejoju, kad ir jūsų įmonėje dirba iniciatyvūs, geranoriškai nusiteikę darbuotojai. Šiam tikslui pasiekti įsteikite du nedidelius prizus: už aktyvumą, pavyzdžiui, kartą per metus iš visų darbuotojų, pasiūliusių bent vieną idėją, atsitiktine tvarka išrinkite laimingąjį ir jam padovanokite simbolinę, bet įsimintiną dovanėlę – tai paskatins darbuotojus siūlyti daugiau idėjų. Na, o antrą prizą skirkite už sėkmingai įgyvendintą idėją (pavyzdžiui, 20 % nuo gautos naudos). Sėkmės istorijos įkvepia!
Organizacijos viduje nusistatykite ne tik tikslus ir planus, bet ir darbuotojų atsakomybes už apyvartinio kapitalo valdymo rodiklius. Pavyzdžiui, pardavimų grandies darbuotojai, žinodami, kad yra bent dalinai atsakingi už atsargų apyvartumą, pirmiausia taps atsakingesni ir tikslesni dėl savo pardavimų prognozių. Tikslesnės prognozės skatins gamybą ir logistiką, geriau planuoti savo darbus bei padės pirkimų padaliniui užsakyti optimalų žaliavų, komponentų ar eksploatacinių medžiagų kiekį.
Išorinė komunikacija
Kiekviena įmonė turi klientų, kurie sąskaitas apmoka tik paraginti (sulaukę skambučio ar elektroninio laiško). Tokius klientus apmokėti savo sąskaitas paraginkite ne praėjus savaitei ar mėnesiui, o iki mokėjimo termino pabaigos likus dienai ar kelioms dienoms. Pasiteiraukite, ar klientus tenkina jūsų prekių ir paslaugų kokybė, ar žmogus jas gavo laiku, ir paprašykite klientą apmokėti sąskaitą sutartą dieną. Taip pat tokiems klientams galite pabandyti siųsti kitokios, pavyzdžiui, raudonos, spalvos sąskaitas. Net jei neskaičiuojate ir netaikote sutartyse numatytų delspinigių, į sąskaitą įtraukite sakinį iš sutarties, kur nurodyta delspinigių skaičiavimo ir taikymo tvarka, – tai sudrausmins tuos, kurie yra linkę piktnaudžiauti.
Ar kada pagalvojote, kad prekės įpakavimas ir dizainas turi įtakos atsargų apyvartumui, o medžiagų bei aptarnavimo kokybė – gautinų sumų apyvartumui? Tik geri pardavėjų santykiai su klientais užtikrins nuolatinį grįžtamąjį ryšį, o tai padės tobulinti savo prekes ir optimizuoti įmonės veiklą bei apyvartinio kapitalo rodiklius.
Jei pakankamai tiksliai formuojate pardavimų prognozes, kuo anksčiau sėskitės prie derybų stalo su tiekėjais. Gavę išankstinės informacijos apie jūsų poreikius, tiekėjai galės suplanuoti, kaip jums reikalingos produkcijos pagaminti pigiau (pavyzdžiui, galbūt produkcija galėtų būti gaminama naktinėje pamainoje, kai pigesnė elektros energija).
Transporto ir logistikos srityje nuolat atsiranda naujų maršrutų, tad sąvokos „per ilgai“ ir „per toli“ dažnai keičia prasmę. Tie, kas susidūrė su prekių importu iš Kinijos, žino, kad savo prekių tikėtis anksčiau nei po 2 mėnesių neverta. Tačiau prieš savaitę buvo skelbiama, kad pirmasis konteinerinis traukinys „Saulė“ prekes iš Kinijos atgabeno per 13 dienų. Vis dar per ilgai? Tuomet prisiminkime prieš pusmetį paskelbtą naujieną apie reguliarią krovininę oro liniją Šanchajus–Kaunas. Ne ta kryptis? Tai gal jus pradžiugins naujienos apie konteinerinį traukinį „Vikingas“, kuris greitu laiku sujungs Juodosios ir Baltijos jūrų uostus, arba žinia, kad siuntos iš Lietuvos į Varšuvą ir atvirkščiai galės būti nugabentos per 12 valandų?
Tinkamai sureagavus į rinkos pokyčius jums nebereikės sandėlyje laikyti didelio kiekio mažai likvidžios, tačiau brangiai kainuojančios produkcijos. Paskaičiuokite, gal verta brangiau sumokėti už transportavimą, nei sulėtinti atsargų apyvartumą ir „įšaldyti“ didžiąją dalį įmonės lėšų?
Algirdas Bogdevičius, „Danske“ banko lėšų valdymo skyriaus vadovas
