„Prispaudus“ klientus mokėti anksčiau, galima „išlaisvinti“ nemažai „įšaldytų“ įmonės lėšų. Lengva tai pasakyti, tačiau sunku padaryti. Negalima pamiršti, kad agresyvus spaudimas gali atbaidyti klientus. Ką reikėtų daryti, kad ir vilkas būtų sotus, ir avys sveikos?
Pirma, pabandykite įvertinti, kas sudaro pardavimo procesą jūsų įmonėje bei atrinkite tai, kas svarbu apyvartinio kapitalo valdymui. Daugumoje įmonių pardavimo procesą sudaro: sutarties su klientu pasirašymas, kliento užsakymo gavimas, sąskaitos klientui išrašymas, kliento apmokėjimo gavimas bei apmokėjimo apskaita.
Žinodami pardavimo proceso sudedamąsias dalis, sugrupuokite savo darbuotojus pagal tai, kokiame procese jie dalyvauja. Tuomet pabandykite atvirai padiskutuoti, ką galima pagerinti jų kasdieniniame darbe, kad pagreitėtų informacijos ir pinigų apyvarta bei sutrumpėtų gautinų sumų apyvartumas. Neabejoju, kad tarp visų išsakytų idėjų atsiras vertų dėmesio.
Toliau pateikti nukreipiantieji klausimai pravers pradedant pokalbį su darbuotojais bei išlaikant diskusijos kryptį.
Ar pardavimų grandies darbuotojai tinkamai pasiruošę deryboms su klientais?
Didžiausias potencialas gautinų sumų apyvartumo optimizavimui dažniausiai slypi derybose su klientais, todėl jūsų darbuotojai turi būti tinkamai pasiruošę.
Finansų padalinio pagalba paruoškite ir nuolat atnaujinkite nuolaidų ir atidėjimų taikymo gaires. Derybų metu pardavėjai turėtų nesudėtingai apskaičiuoti, kas įmonei yra naudingiau – didesnė nuolaida ar trumpesnis atidėjimo terminas (pavyzdžiui, kokia yra 5% nuolaidos išraiška litais ir 10 dienų atidėjimo išraiška litais).
Derėdamiesi dėl stambaus užsakymo, įvertinkite kliento nemokumo riziką ir jo mokėtinų sumų apyvartumą. Tai galite padaryti įsigiję kliento finansines ataskaitas ar užsakę įvertinimą kredito rizikos vertinimo bendrovėse. Jei kliento nemokumo rizika jums atrodo nepriimtina, apsidrauskite prekinio kredito draudimu. Pirkėjo nemokumo atveju draudimo bendrovė padengs didžiąją jo skolos dalį.
Mokėtinų dienų apyvartumas dienomis pasakys, per kiek vidutiniškai laiko klientas atsiskaito su savo tiekėjais. Iš anksto žinosite, ko galima tikėtis derybų metu. Be to, jei klientas bandys gudrauti, žadėdamas atsiskaityti per gerokai trumpesnį terminą nei rodo jo mokėtinų dienų apyvartumas, galėsite paprašyti jo argumentuoti, kokiu būdu su jumis sugebės atsiskaityti daug anksčiau nei su kitais savo tiekėjais.
Jei deritės su užsienio klientais, nepamirškite, kad tarptautinis mokėjimas keliauja nuo 1 iki 3 dienų (priklausomai nuo šalies ir mokėjimo valiutos). Jei taikote 30 dienos atidėjimą, nustatykite, kad lėšos įplauktų į sąskaitą būtent 30 dieną, priešingu atveju, faktinis atidėjimas pailgės tiek dienų, kiek keliauja mokėjimas.
Taip pat būtų sąžininga susitarti, kad pilna nuolaida kiekvienai sąskaitai būtų taikoma tik tuomet, jei ankstesnė sąskaita buvo apmokėta laiku. Pavyzdžiui, jei klientas ankstesnę sąskaitą apmokėjo 10 dienų vėliau, kainos nuolaida mažinama 2%. Tai bus naudinga ir jums, ir klientui – jums nereikės pradėti brangiai kainuojančių priminimo procedūrų, „įšaldytas“ lėšas kompensuosite didesnėmis pajamomis. Klientui atsiras laisvė rinktis nuolaidos dydį bei atidėjimo trukmę. Tiesa, gali tekti tobulinti apskaitos sistemą, prireikti apskaitos sistemą aptarnaujančių programuotojų konsultacijos.
Ar yra galimybių pagreitinti sąskaitų pateikimą klientams bei pagerinti jų kokybę?
Suskaičiuokite, kiek vidutiniškai per mėnesį išrašoma sąskaitų faktūrų su klaidomis. Išsiaiškinkite dažniausiai daromas klaidas ir jų priežastis. Pasikonsultuokite su apskaitos sistemą aptarnaujančiais programuotojais – gal galima ją patobulinti.
Dažnai pasitaiko, kad sutartyse, numačius nestandartinius atidėjimus, nėra galimybės jų įvesti į sistemą, tad ant sąskaitos automatiškai spausdinamas standartinis terminas. Jei standartinis terminas ilgesnis, didelė tikimybė, kad tokią sąskaitą klientas apmokės vėliau nei jūs tikitės. Nepamirškite ir žmogiškųjų klaidų, kurios praktiškai neišvengiamos ir pasitaiko pakankamai dažnai.
Jei sąskaitas siunčiate kartu su prekėmis, didelė tikimybė, kad apie klaidas sąskaitoje sužinosite tik tuomet, kai sueis apmokėjimo terminas. Tai gali dvigubai ištempti sutartyje numatytą apmokėjimo terminą.
Pasvarstykite apie galimybę suformuoti elektroninę sąskaitą faktūrą (PDF ar Microsoft Office Word formatu) ir iš anksto išsiųsti ją elektroniniu paštu tiesiai į klientų buhalteriją, kad jie patvirtintų jos teisingumą. Taip apie klaidas sužinosite daug anksčiau.
LR įstatymai nereikalauja popierinių sąskaitų faktūrų, todėl, jei pasitikite klientu, galite apskritai jų atsisakyti ir naudoti tik elektronines. Tai padės sumažinti dar ir administracinius kaštus.
Kaip dažnai išrašote sąskaitas klientams? Jei tai darote tik kartą per mėnesį, gal vertėtų dažniau – tai gali pagreitinti gautinų sumų apyvartumą keliomis dienomis.
Dalis klientų yra įpratę apmokėti sąskaitas tik gavę priminimą. Įtraukite į sąskaitą punktą iš sutarties apie skaičiuojamų delspinigių dydį, ši informacija neįpareigos kliento mokėti delspinigius, bet gali padėti sudrausminti.
Pasinaudokite komunikacijos triukais – pradėkite spausdinti sąskaitas-faktūras, pavyzdžiui, ant raudono popieriaus. Psichologinis efektas gali paskatinti dalį klientų apmokėti sąskaitas laiku, nelaukiant priminimo.
Algirdas Bogdevičius, „Danske“ banko lėšų valdymo skyriaus vadovas
