Tikriausiai bent kartą su savo tiekėjais esate sutarę dėl vėlesnio nei įprasta atsiskaitymo termino ir žinote, kad tai lyg šviežias oro gūsis, leidžiantis lengviau atsikvėpti. Tiesa, tai turi savo kainą ir dažnai ilgesni tiekėjų atidėjimai grįžta didesnėmis prekių ar paslaugų kainomis. Kaip išlaikyti „gerą“ kainodarą ir sutarti dėl ilgesnių atidėjimų?
Nors didžiąja dalimi tai priklauso nuo rinkos sąlygų bei sėkmės, tačiau iš dalies ir nuo darbo organizavimo įmonėje. Pradėkite nuo įmonės pirkimų proceso sudedamųjų dalių identifikavimo. Atsakykite sau į klausimus: kas ir už ką atsakingas, nuo ko viskas prasideda, kuo užsibaigia, kokie dokumentai ir sprendimai dalyvauja procese.
Tai padės geriau susigaudyti situacijoje, pažvelgti į savo verslą „kitomis akimis“ lyg iš šono. Daugumoje įmonių pirkimų procesą sudaro: sutarties su tiekėju pasirašymas, užsakymo pateikimas, sąskaitos gavimas, jos apmokėjimas bei apmokėjimo apskaita.
Žinodami pirkimo proceso sudedamąsias dalis sugrupuokite savo darbuotojus pagal tai, kokiame procese jie dalyvauja ir pabandykite atvirai padiskutuoti, ką galima pagerinti jų kasdieniniame darbe, kad pagreitintumėte apsikeitimą informacija bei prailgintumėte mokėtinų sumų apyvartumą bent viena ar dviem dienomis.
Pirkimų atsakomybė
Kiekvienoje įmonėje darbuotojams turėtų būti žinoma, kas atsako už pirkimus bei kokie pagrindiniai tikslai keliami pirkimų padaliniui, kaip sudėlioti prioritetai - kas svarbiau: kaina ar kokybė, o gal pristatymo greitis ar kilmės šalis.
Žinodami, kaip pirkimų padalinyje organizuojamas darbas, kokiems dalykams teikiamas prioritetas, galėsite objektyviau įvertinti, ar įmonės mokėtinų sumų apyvartumo rodiklis atitinka įmonės strateginę kryptį.
Ankstesniuose straipsniuose buvo kalbėta apie tai, kaip apskaičiuoti rodiklius ir apie pirkimų padalino motyvavimą pagal apyvartinio kapitalo rodiklius, pasinaudokite tais patarimais.
Darbuotojų paruošimas
Didžiausias potencialas mokėtinų sumų apyvartumo optimizavimui dažniausiai slypi derybose su tiekėjais, todėl darbuotojai turi būti tinkamai pasiruošę.
Finansų padalinio pagalba paruoškite ir nuolat atnaujinkite nuolaidų ir atidėjimų taikymo gaires. Derybų metu turėtumėte nesudėtingai apskaičiuoti, kas įmonei yra naudingiau: didesnė nuolaida ar ilgesnis atidėjimo terminas (pvz. kokia yra 5% nuolaidos išraiška litais ir 10 dienų atidėjimo išraiška litais).
Derėdamiesi dėl stambaus užsakymo įvertinkite tiekėjo finansinę situaciją. Tai galite padaryti įsigiję tiekėjo finansines ataskaitas.
Tiekėjo finansinė situacija
Derybos dėl ilgesnių atidėjimų bus lengvesnės, jei tiekėjas turi pakankamai lėšų,. Jei tiekėjo finansinė situacija prasta, kyla rizika, kad tiekėjas nesugebės įvykdyti savo įsipareigojimų pagaminti reikiamą kiekį produkcijos laiku ir kokybiškai.
Gautinų sumų apyvartumas dienomis pasakys, per kiek vidutiniškai laiko su tiekėju atsiskaito kiti jo klientai. Iš anksto žinosite, ko galima tikėtis derybų metų.
Pasidomėkite, kokias sąlygas siūlo alternatyvūs tiekėjai, kas yra rinkos standartas. Pasvarstykite apie galimybę sumažinti tiekėjų skaičių, užsakydami tą patį kiekį produkcijos iš mažesnio tiekėjų skaičiaus galite sutarti dėl geresnių atsiskaitymo terminų.
Pasitikėjimo atmosfera
Apie savo ateities planus tiekėjams praneškite iš anksto, tai padės jiems susiplanuoti gamybą patogiausiu laiku. Pavyzdžiui, tuomet, kai darbo jėga ar kiti resursai kaip vanduo, nafta ar elektros energija pigiausi. Tai gali padėti susitarti dėl palankesnių atsiskaitymo sąlygų.
Jei priklausote įmonių grupei, aljansui ar esate asociacijų nariai, pasvarstykite apie galimybę apjungti pirkimus su kitomis bendrovėmis. Užsakydami didesnį kiek tos pačios produkcijos galėsite derėtis dėl palankesnių atsiskaitymo sąlygų.
Jei deritės su užsienio tiekėju, nepamirškite, kad tarptautinis mokėjimas keliauja nuo 1 iki 3 dienų (priklausomai nuo šalies ir mokėjimo valiutos). Jei sutarėte dėl 30 d. atidėjimo, papildomai paprašykite galimybės atlikti apmokėjimą paskutinę termino dieną. Atlikę tokį apmokėjimą būtinai nusiųskite tiekėjui savo banko sąskaitos išrašą ar mokėjimo pavedimo kopiją – taip sukursite didesnio pasitikėjimo atmosferą.
Algirdas Bogdevičius, „Danske“ banko Lėšų valdymo skyriaus vadovas
