Patirtis griauna mitus
„Nors kai kuriose pasaulio valstybėse LEAN principai valstybiniame sektoriuje įtvirtinti jau 20 metų, mums pradedant projektą girdėjome institucijų darbuotojus kalbant, jog tai tik verslui skirta sistema. Šis mitas pasirodė tikrai esąs tik mitas, nes LEAN metodus taikančios ministerijos, kitos įstaigos atranda vis daugiau naudų, kurias teikia sistema kasdienėje veikloje“, – sako LEAN projekto vadovas Marius Kaminskas.
Pasitelkus LEAN sistemą siekiama eliminuoti nereikalingus ir perteklinius veiklos procesus, pašalinti vertės nekuriančius žingsnius, pavyzdžiui, fizinių parašų rinkimą ar ataskaitų pildymą, sutrumpinti procedūrų laiką, atsisakyti perteklinių dokumentų ir raštų, sukurti didesnę pridėtinę vertę visuomenei – greitesnes ir kokybiškesnes paslaugas.
„Džiaugiamės, kad Vyriausybės kanceliarijos LEAN koordinatorių komandai kartu su projekto institucijų darbuotojais pavyko padėti pagrindus veiklos valdymo sistemai, leidžiančiai kasdien tobulinti procesus ir gerinti funkcijų kokybę, efektyviau komunikuoti, stebėti veiklą pasitelkiant rodiklius ir įgalinančiai visus darbuotojus prisidėti prie organizacijos pokyčių. Svarbu tinkamai pasirinkti įrankius ir turėti stiprų vadovų palaikymą pokyčiams įgyvendinti, tuomet galime pasiekti norimus tikslus“, – pasakoja M. Kaminskas
Geroji patirtis
Procesų skaitmenizavimas ir kasdienės veiklos efektyvinimas
„LEAN projektas prisidėjo prie ministerijos veiklos tobulinimo skaitmenizavimo srityje. Šiuo metu baigiame atnaujinti vidinį mūsų tinklapį – intranetą. Jame siekiame sukurti sprendimus ir įrankius, kurie prisidėtų prie veiklos efektyvinimo, tobulinimo ir gerinimo. Tikimės, kad projekto metu įgytos žinios ir gauta patirtis leis toliau tobulinti mūsų kasdienę veiklą“, – dalinasi Žemės ūkio ministerijos kancleris Valdas Aleknavičius.
Strateginių pokyčių valdymo grupės vyriausioji specialistė Agnė Ramelytė pasakoja, kad LEAN atnešė inovatyvių sprendimų ministerijos veiklos efektyvumui didinti. „Artimiausiu metu įdiegsime Strateginio veiklos plano stebėsenos įrankį, kurio pagalba bus greičiau surenkami duomenys ir susisteminami vienoje vietoje. Pasinaudodami LRVK patirtimi, ministerijos padaliniams pasiūlėme susirinkimų valdymo įrankį - elektroninę lentą, kuri leidžia efektyviai stebėti užduočių įgyvendinimą ir rodiklių pasiekimą. Taip pat joje registruojamos kylančios problemos ar atsiradę signalai, į kuriuos būtina reaguoti“, – sako specialistė.
Asaichi – organizacijos komunikacijai ir rodiklių stebėsenai
Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos kanclerė Ana Selčinskienė pastebi, kad vienas LEAN metodų – Asaichi susirinkimai – prisidėjo prie efektyvesnės padalinių komunikacijos ir leido operatyviau stebėti veiklą.
„Didžiausia LEAN nauda viešajame sektoriuje – kultūrinis pokytis galvose. Anksčiau gana įprasta praktika buvo aptarti projektus kas ketvirtį, pusmetį, kitais intervalais, nustatyti trūkumus ir rasti kaltus. Bet klaidos jau padarytos, nebėra galimybės taisyti. Pagal mūsų taikomą Asaichi metodą susitikimai vyksta nuolat, jie daug veiksmingesni, vietoj valandos trunka 15 minučių, įvardijamos esamos problemos kurias tuojau pat pradedama spręsti. Šį metodą taikėme sprendžiant imigrantų problemas ir jis tikrai padėjo valdyti krizę daug efektyviau“, – pasakoja A. Selčiskienė.
Komandos sutelkimas analizuojant svarbiausius procesus
LEAN principus Aplinkos ministerija pradėjo diegti prieš kiek daugiau nei metus ir pritaikė bene problematiškiausiose vietose, kurios itin imlios laiko resursams – teisėkūroje bei asmenų aptarnavime, raštų valdyme.
„Pritaikę VSM (value stream map – vertės srauto žemėlapio) metodą įsivertinome procesus, atradome daug vietų, kur darbas dubliuojasi ar rutininiai procesai tiesiog nėra būtini siekiant tikslo. Rezultatas – procesai vyksta daug greičiau, darbuotojams suteikta daugiau laiko atlikti didesnę pridėtinę vertę turinčius darbus. Skaičiais įvertinti pokyčius dar sunku, tačiau jei į mus kreipiasi kitos ministerijos ir nori perimti praktiką, reiškia mums tikrai pavyko“, – džiaugiasi Aplinkos ministerijos Strateginių pokyčių grupės vadovas Aurimas Saladžius.
Energetikos ministerijos organizacijos valdymo skyriaus vedėja Snieguolė Kanapickaitė pasakoja, kad VSM principus pritaikė įvertindami viešųjų pirkimų procesą. „Ar buvo lengva? VSM pricipai tikrai nėra paprasti, bet jie leidžia įvertinti ir pamatuoti dalykus, kurie atrodo nepamatuojami. Perpratus principus ir įvertinus viešųjų pirkimų procesus, pavyko juos supaprastinti, procesai taps 8 proc. efektyvesni. Manau tai tikrai didelis pasiekimas. Ir, labai svarbu, kad visą darbą atliko projektu tikintys iniciatyvūs darbuotojai, kurie dabar šiuos principus taiko ir kitose kasdienėse srityse“, – dalinasi Energetikos ministerijos atstovė.
Gerieji pavyzdžiai skatina veikti
Vidaus reikalų ministerija prie LEAN diegimo prisijungė visai neseniai, bet labai džiaugiasi, kad spėjo „įšokti į nuvažiuojantį traukinį“ ir tapti Vyriausybės Kanceliarijos inicijuoto projekto dalyviais.
„Kodėl mums to reikia? Manau, teisingesnis klausimas būtų – kodėl tik dabar. Šiuolaikiniai vadybos principai labai svarbūs viešajame sektoriuje. Kad tai veikia ir duoda apčiuopiamos naudos puikiai atskleidžia kitų ministerijų sėkmės istorijos“, – sako Vidaus reikalų ministerijos kanclerė Jovita Petkuvienė.
Skatins nuolatinį tobulėjimą
Projektą „Procesų valdymo, veiklos rodiklių stebėsenos sistemos ir „Lieknos Vyriausybės“ (angl. LEAN Government) metodų įdiegimas valstybės institucijose“ Vyriausybės kanceliarija įgyvendina nuo 2019 metų spalio. Projektu siekiama sukurti ir įdiegti veiklos valdymo sistemą, leidžiančią efektyviau organizuoti viešojo sektoriaus institucijų veiklą, nuolat gerinti jų atliekamų funkcijų kokybę ir efektyviau tenkinti visuomenės bei kitų suinteresuotų šalių poreikius.
Sėkmingai įgyvendinus projektą 6 institucijose, jis pratęstas iki 2023 metų rugsėjo 1 d. Projekte dalyvauja Vyriausybės kanceliarija, Vidaus reikalų ministerija, Ekonomikos ir inovacijų ministerija, Valstybinė vaistų kontrolės tarnyba bei Vyriausybės atstovų įstaiga, taip pat daugiau dėmesio bus skiriama procesų skaitmenizacijai ir automatizavimo sprendimams.
Projektas „Procesų valdymo sistemos, veiklos rodiklių stebėsenos sistemos ir „Lieknos Vyriausybės“ (LEAN Government) metodų įdiegimas valstybės institucijose“ finansuojamas Europos socialinio fondo lėšomis.
