„Iki šiol informacinės technologijos kūrė veikiau duomenis, o ne informaciją, jau nekalbant apie įvairias naujas idėjas ir naujas strategijas. Vadovai nesinaudojo naujomis technologijomis, kadangi jos nesuteikdavo informacijos, kuri buvo jiems reikalinga savo darbui atlikti“, – Peteris Druckeris
Kadangi darbas su informacija yra esminė verslo dalis, kompanijų vadovai turi skirti jam ne mažiau dėmesio nei kitoms svarbioms verslo funkcijoms. Tačiau dar daug vadovų tebesilaiko nuošalyje nuo informacinių technologijų. Manoma, jog jos pernelyg sudėtingos ir sunkiai valdomos.
Netgi diskusijos apie tai įstrigdavo dėl gausybės nesuprantamų terminų ir santrumpų. Tačiau tikroji šių sunkumų priežastis buvo ta, jog senosios sistemos buvo pernelyg sudėtingos, brangios ir nelanksčios, kad jas būtų galima pritaikyti naujiems poreikiams.
Vadovai turi domėtis informacinėmis technologijomis
Pastarųjų metų technologijų pokyčiai suteikė vadovams progą pertvarkyti savo kompanijose naudojamas technologijas. Tačiau šis pertvarkymas reikalauja iš jų trijų dalykų. Pirma, jeigu norima, jog IT specialistai atneštų kuo daugiau naudos verslui, informacinės technologijos turi būti laikomos strateginiais ištekliais.
Antra, vadovai turi taip pat gerai nusimanyti apie technologijas, kad sugebėtų užduoti pagrįstus, sunkius klausimus už IT atsakingiems vadovams ir susidaryti nuomonę apie iš jų gaunamus atsakymus. Šiuo atžvilgiu IT nesiskiria nuo pardavimo, finansų ar gamybos.
Trečia, kompanijų vadovai turi įtraukti IT vadovus į svarstymą klausimų, susijusių su kompanijos valdymu ir strategija. Neįmanoma suderinti IT strategijos su verslo strategija, jeigu IT vadovai nedalyvauja priimant verslo sprendimus.
Kompanijų vadovų žinios apie technologijas labai skiriasi. Antai didžiausios JAV aliuminio gamintojos „Alcoa“ vadovas Paulas O’Neillas savo karjerą pradėjo dirbdamas programuotoju, o daugelis kitų, kaip „Johnson & Johnson“ vadovas Ralfas Larsenas, apskritai neturėjo IT pradmenų.
Paulo techninė patirtis leido jam nesibaiminti naujų technologijų. Jis iš pat pradžių suvokė, jog kompanijos informacinės sistemas reikia vertinti kaip visumą. Ralfo nepatyrimas paskatino jį ryžtingai imtis mokslų. Dvejus metus savaitgaliais jis savarankiškai mokėsi naudotis įvairiomis taikomosiomis programomis.
Tuo metu, baigiantis devintajam dešimtmečiui, Ralfas ir kiti J&J vadovai tiesiog skendo popieriuose. Būtent popieriuose, o ne informacijoje. Reikėjo įdėti daug pastangų, kol pavyko įdiegti suvokimą, kad kompanijai būtinas bendras IT sistemų komplektas, norint išsilaikyti konkurencinėje kovoje.
Kai galiausiai naujos sistemos jau buvo paleistos į darbą, Ralfas, sutikęs vieną iš kompanijos vadovų jo paklausė: „Ar gavote mano laiškelį?“ Šis atsakė, jog negavo. „Aš jums pasiunčiau jį elektroniniu paštu“, – tarė Ralfas. „Bet aš nesinaudoju kompiuteriu“, – atsakė vadovas. „Tokiu atveju iš manęs daugiau nieko nesužinosite, kadangi ketinu bendrauti tik elektroniniu paštu.“ Jau kitą dieną ant to vadovo darbo stalo atsirado kompiuteris.
Šis pavyzdys rodo, jog kompanijos vadovas privalo pripažinti strateginę informacinių technologijų svarbą ir imtis atsakomybės lygiai taip pat, kaip ir kitų svarbių verslo iniciatyvų atveju. Tam nebūtina tapti technologijų ekspertu. Iš tiesų net jeigu žinote daugybės technologinių santrumpų reiškes, gali būti, jog pernelyg daug dėmesio skiriate ne tiems technologijų aspektams, kuriems reikėtų.
Norint suprasti, kaip technologijos galėtų padėti jūsų verslui, reikia pradėti nuo pagrindinių žinių apie kompiuterius. Nėra svarbu, kaip jas įgysite. Pažįstu keletą vadovų, pas kuriuos kas savaitę ateidavo konsultantai, kad išmokytų tų dalykų, kuriuos būtina žinoti apie technologijas. Kitas būdas – palaikyti gerus santykius su savo IT skyriaus vadovu.
Informacinių technologijų vadovai turi domėtis verslu
Kai Patricija Higgins gavo pasiūlymą tapti „Alcoa“ IT vadove, pirmoji jos reakcija buvo atsisakyti šio pasiūlymo! Ji manė, jog informacinės technologijos atlieka aptarnaujančią, pagalbinę funkciją ir nėra integruota į verslą.
Iki tol Patricija ėjo įvairiausias pareigas, o jos bendravimas su technologijų grupe pasireikškė vieninteliu būdu – ji vertindavo technologijoms prašomų išlaidų pagrįstumą verslo požiūriu. Ji manė, kad jai siūloma karjeros pabaiga.
Ji buvo įtikinta, jog jų vadovai nori naujai apibrėžti IT vadovo vaidmenį, kad verslo aspektas šiame darbe taptų svarbesnis. Patricija tapo „patarėja ir instruktore“, padedančia suprasti, kaip informacija galėtų būti išnaudota pajamų ir pelno didinimui.
Iš pradžių Patricija manė, kad jai reikės išmokti techninę kalbą. Tačiau vėliau suprato, kad IT srities darbuotojai turi sugebėti kalbėti verslo kalba. Tada buvo pradėti rengti posėdžiai su vadovais ir šis dialogas tapo pirmuoju žingsniu, padidinant IT vaidmenį bendrovėje.
Kadangi kompanijų vadovai informacinių technologijų vadovams ne visuomet yra lengvai prieinami, kai kurie iš pastarųjų šiandien tvirtina, jog jie turėtų būti tiesiogiai atskaitingi vadovams. Tai nėra labai būtinas dalykas, tačiau pageidautinas.
„Carlson Companies“, pirmaujančios pasaulyje viešbučių, kelionių ir rinkodaros paslaugų srityse, IT vadovas posėdžiauja strateginio planavimo ir vadovybės komtetuose. „Carlson“ reguliariai šaukia IT tarybos posėdžius, kasmet surengiami du oficialūs susirinkimai.
Tačiau jeigu jūsų IT vadovas yra atskaitingas finansininkui, siūlyčiau įdėmiau pažvelgti į savo organizacinę struktūrą. Galbūt į IT žiūrima kaip į dalyką, susijusį su pridėtinėmis išlaidomis, tad tikėtina, jog bus stengiamasi tas išlaidas sumažinti.
Informacinės technologijos turi būti vertinamos verslui sukuriamų galimybių požiūriu, ir jų vadovas turi būti atskaitingas verslo vadovybei. IT vadovo atskaitomybė finansinkui gali būti ir naudinga, jeigu pastarasis gerai nutuokia apie verslą (dažniausiai tik apie skaičius).
Nuo pat „Microsoft“ įkūrimo, mėgindamas išspręsti veiklos problemas, visada pirmiausia pasitelkdavau ne darbo jėgą, o technologijas. Mūsų IT sferos orientavimas į verslo tikslus prasideda nuo vyriausiųjų vadovų ir kitų sudaromų veiklos, rinkodaros ir pardavimo planų. Peržiūrėjus juos, „Microsoft“ IT vadovas parengia pradinį IT planą, o šis planas atkeliauja tiesiogiai man.
Šis planas metams įpusėjus yra patikslinamas. Be to, mūsų IT vadovas dar keturis kartus per metus susitinka su valdybos nariais ir aptaria svarbiausius klausimus. Vienais metais jie buvo tokie: bendros IT sistemos sukūrimas, pažanga, siekiant pagrindinių sistemų prieinamumo ir patikimumo; svarbiausių sistemų produktų privalumai bei trūkumai stambiausiuose verslo vienetuose.
Be abejonės, nėra lengva jokiam IT vadovui. Dirbdami IT srityje, nesėkmės atveju būsite įvertinti blogai, tačiau jeigu dirbsite sėkmingai, sulauksite tik patenkinamo įvertinimo: „Šis dalykas, atrodo, veikia, ar ne?“ Kartą po ypač sunkios IT peržiūros mūsų vadovas grįžo namo ir pasiguodė savo žmonai.
Kaip pasakojo Džonas Konorsas (buvęs „Microsoft“ IT vadovas), „ji pasakė, jog mano darbą galima palyginti su pagalba Henriui Fordui projektuoti automobilių detales. Mano atsiliepimai apie produktą, kuriuos pranešu mūsų produkto kūrėjams, turi palengvinti gyvenimą vartotojams visame pasaulyje. Ji patarė nepamiršti, jog turiu tikrai įdomų darbą – ir pasirinkau jį savo noru.“
Geras IT skyriaus personalas kartais gali susitvarkyti su nelauktai užgriuvusiu projektu, tad kompanijos vadovas turi užtikrinti, kad šis skyrius nebūtų pernelyg užverstas darbu. Vadovas turi pasiekti, jog visi vyresnieji vadovai kasmet susitartų dėl penkių-aštuonių IT srities prioritetų ir suprastų, į kokius kompromisus galima leistis dėl kitų projektų, kad būtų įvykdyti patys pagrindiniai.
