Todėl, prieš griebiantis įgyvendinimo, verta sau užduoti tris paprastus klausimus. Šie klausimai ne tik padės išvengti neteisingos planavimo strategijos, bet ir patogiai susiaurins galimų alternatyvų aibę. Kitaip tariant, suradus teisingus atsakymus, neteks vėliau blaškytis varginančiai neapibrėžtoje pasirinkimų gausybėje; priešingai, atmetus tai, kas nereikalinga, galima bus svarstyti kelis variantus ir atidžiau juos palyginti. Kokie gi yra šie kertiniai klausimai, kuriuos būtina atsiminti prieš pasikliaujant rengėjo intuicija?
Visų pirma, reikia aiškiai apibrėžti, kokie yra su renginiu susiję lūkesčiai, jo tikslas ir pageidaujamas rezultatas. Regis, žinoti, ko būsimi dalyviai tikisi iš atrakcijos ir ko ja apskritai siekiama, atrodo banalus ir savaime suprantamas dalykas. Tačiau būtent šiame pradiniame organizavimo etape dažnai suklumpama.
Užuot suvokę tikslus bei trokštamus rezultatus ir stengdamiesi juos nuosekliai realizuoti, rengėjai pernelyg dažnai renkasi tai, ką galima pavadinti organizaciniais šablonais. Pavyzdžiui, į Vilnių atvykus užsieniečių delegacijai, dažnam renginių planuotojui gali pasirodyti garbės bei tradicijos reikalas juos nusivesti ant Gedimino kalno arba nusivežti prie Belmonto krioklių... nors rasi atkreipus dėmesį į minėtų užsieniečių vizito priežastį, delegacijos sudėtį ir jos narių pomėgius, paaiškėtų, kad šie “išbandyti" variantai ne tik nesuteikia viešnagei jokios vertės, bet ir yra iš esmės netinkami. Kaip tai nepagarbiai beskambėtų, bet, sakykime, į Lietuvą atkeliavusiems Čikagos golfo klubo nariams, matyt, bus įdomiau išvysti vietinius aikštynus, o ne leisti ilgas valandas klausantis gido pasakojimų apie Vilniaus Baziliską bei geležinį vilką.Antra, būtina savęs paklausti, kokie yra renginio geografiniai, finansiniai, laiko ir kiti apribojimai?
Labai svarbu ne tik žinoti, bet ir mokėti struktūrizuoti iki renginio planavimo žinomus duomenis bei reikalavimus. Juk negalima ruošti akcijos, užmiršus jos išankstinius rėmus. Deja, ir pastarojoje vietoje pasitaiko neapsižiūrėjimų, kuriuos liudija pačiame organizavimo proceso įkarštyje staiga atsimenamos “nereikšmingos" detalės: sakykime, kad šalia planuojamos akcijos koordinačių nėra aikštelės mašinoms pasistatyti ar kad šventės dieną boulingas dirbs tik iki trijų.
Nors ir tariamai smulkios, tokios klaidos gali iš esmės pakeisti renginio organizavimo strategiją, todėl patartina anksti sukaupti kuo daugiau objektyvių, akcijai reikšmingų duomenų. Taip pat reikia mokėti juos sistemizuoti ir įžvelgti tarpusavio ryšius. Todėl pradžiai patartina duomenis išskirstyti į pirminius ir antrinius. Pirminę informaciją sudarys tokios nekintamos duotybės, kaip leistinas renginio biudžetas, akcijos trukmė ir geografinės ribos.
Antraeilė informacija - tai su konkrečiais pasirinkimais susiję kaštai bei kiti parametrai, kitaip tariant tai, ko galima atsisakyti ar ką įmanoma pakeisti. Taigi pirmaeilė informacija yra pastovi, o antraeilė keičiama atsižvelgiant į aplinkybes. Pagrindinė taisyklė - nuolatos tikrinti, ar antraeiliai duomenis, išplaukiantys iš pasirinkimų, atitinka pirminius rėmus, nustatytus duotybių.Trečia, prieš imantis konkretesnių įgyvendinimo sprendimų, būtina išsiaiškinti, ar esama panašaus renginio precedentų, jų autorių rekomendacijų ar kitokių naudingų, pamokančių šaltinių? Nesvarbu, ar kalbame apie vestuves, komandos formavimą ar tiesiog buvusių klasiokų sueigą, nėra nieko gėdinga kuriant planus pasinaudoti nemokamais patarimais – specialistų, renginių organizavimo guru arba tiesiog asmenų, kuriems teko susidurti su panašiomis planavimo dilemomis.
Virtualioje erdvėje nesunku rasti gausybę įžvalgių, patikimų straipsnių, kuriuose viešųjų ryšių ekspertai bei renginių planavimo strategai aprašo savo patirtį ir dalinasi planavimo gudrybėmis. Suprantama, pats minėtų šaltinių egzistavimo faktas nereiškia, kad galima visiškai atsisakyti originalaus mąstymo bei inovacijų ir aklai sekti jau pramintais keliais. Tačiau atsižvelgti į precedentus patartina ir net būtina, juo labiau turint omeny, kad renginių organizavimas yra sritis, kurioje geriausia mokytis iš svetimų klaidų. Kita vertus, pageidautina ir savo praeitas akcijas bei dalyvių atsiliepimus atsiminti kaip vertingas pamokas, be to, naujam renginiui pasibaigus klausti savęs (ir geriau pasižymėti) – ką nauja mes kaip rengėjai išmokome, kokių klaidų daugiau nedarysime?Žinoma, visi trys klausimai atrodo elementarūs, tarsi bandantys apibrėžti tai, kas ir taip turėtų būti aišku. Kita vertus, būtent šis organizavimo katekizmas nepatyrusių rengėjų yra neretai ignoruojamas, o vėliau tenka save peikti už lengvabūdišką žioplumą ir nesėkmes. Dėl to pravartu pačioje pradžioje, prieš imantis konkrečių planų įgyvendinimo, nepagailėti net keleto valandų laiko, pasigriebti lapą popieriaus, prisėsti ir, gerai viską apsvarsčius, nepasivarginti surašyti aiškių atsakymų. Vėliau jūs patys nustebsite, kiek aiškumo, naujų idėjų ir išvengtų problemų vainikuos jūsų pradinį stropą.
Dmitrijus Babičius
