„Microsoft“ įkūrėjas ir valdybos pirmininkas Billas Gatesas žurnalui „Fortune“ atskleidė savo skaitmeninio darbo įpročius.
Tiesiog neįtikėtina mintimis persikelti 30 metų į praeitį, kai buvo įkurta“Microsoft“, ir įvertinti, kaip per tą laiką pasikeitė darbas. Pagaliau mes kaip niekada priartėjome prie to, ką aš vadinu skaitmeniniu darbo stiliumi.
Jeigu atidžiau pasižvalgysite po mano kabinetą, pastebėsite, kad čia beveik nėra popierinių dokumentų. Ant mano stalo stovi trys sinchronizuoti monitoriai, kurie sudaro vieningą darbalaukį. Aš galiu pertempinėti objektus iš vieno ekrano į kitą. Jeigu patys pabandytumėte padirbėti naudodami tokį didelį darbalaukį, niekas nepriverstų jūsų grįžti prie senojo, nes tai tiesiogiai turi įtakos darbo našumui.
Kairiajame monitoriuje matyti mano gauti elektroninio pašto laiškai. Centriniame monitoriuje šiuo metu rodomas laiškas, kurį skaitau ir rengiuosi į jį atsakyti. Dešiniajame ekrane – interneto naršyklė. Toks išdėstymas leidžia man bet kada įvertinti, ar nėra ko nors naujo, kai būnu kažkuo užsiėmęs – tereikia tik žvilgtelėti. O jei atėjo naujas laiškas, galiu tuoj pat atverti jame esančią nuorodą ir pamatyti tinklalapį neišleisdamas iš akių paties laiško.
Elektroninis paštas „Microsoft“ bendrovėje yra labiau pageidautinas susisiekimo būdas nei telefonas, dokumentai, internetiniai dienoraščiai („blogai“), diskusijų forumai ar netgi susirinkimai (balso žinutės ir faksimiliniai pranešimai, beje, yra integruoti į mūsų elektroninio pašto programas).
Aš gaunu vidutiniškai apie 100 elektroninių laiškų per dieną. Kad galėtume išlaikyti tokį lygį, naudojame elektroninio pašto filtrus: mane tiesiogiai pasiekia visi laiškai, kuriuos gaunu iš adresatų, su kuriais jau esu anksčiau susirašinėjęs. Tai gali būti bet kas iš „Microsoft“, „Intel“, HP bei kitų mūsų partnerių ir bet kas, ką pažįstu asmeniškai. Kitų mano adresu gautų laiškų santrauką man paruošia padėjėjas. Taigi visada žinau, už ką mus giria, už ką peikia ir ko iš mūsų pageidauja.
Metas, kai siekėme efektyvios komunikacijos naudodami elektroninį paštą, jau praeityje, dabar mes norime būti tikri, kad savo laiką skiriame tik tiems laiškams, kurie yra svarbiausi. Aš naudojuosi įvairiomis gautų laiškų skirstymo taisyklėmis ir pašto aplankų paieška, kad galėčiau surūšiuoti laiškus pagal jų turinį ir svarbumą.
Nesu didelis laukiančių darbų sąrašų mėgėjas. Vietoj jų naudoju elektroninio pašto ir darbastalio aplankus ir savo internetinį kalendorių. Taigi atsisėdęs prie savo darbo stalo galiu sutelkti dėmesį į pasižymėtus elektroninius laiškus ir patikrinti aplankus, kurie stebi tam tikrus projektus ir tam tikrus internetinius dienoraščius.
„Outlook“ turi pranešimų apie gaunamus laiškus langelį, kuris iššoka apatiniame dešiniajame ekrano kampe atėjus naujam laiškui. Mes tokius iššokančius pranešimus vadiname skrebučiais. Esu įpratęs juos ignoruoti, nebent matau, kad tai labai svarbi tema.
Svarbiausia – išlaikyti į užduotį sutelktą dėmesį ir čia susiduriame su informacijos pertekliaus problema. Kita problema – informacijos trūkumas. Jei esame užtvindyti informacija, tai dar nereiškia, kad turime tą, kurios reikia, arba kad bendraujame su reikiamais žmonėmis.
Šias problemas aš sprendžiu naudodamas „SharePoint“ – įrankį, galintį kurti bendram darbui prie įvairiausių projektų skirtus tinklalapius. Šiuose tinklalapiuose yra planai, tvarkaraščiai, forumai ir kita informacija, o juos gali sukurti kiekvienas įmonės darbuotojas vos keliais pelės mygtuko spragtelėjimais.
Šiuo metu ruošiuosi Apmąstymų savaitei. Kitą mėnesį savaitei išvyksiu ir skaitysiu 100 ar daugiau „Microsoft“ darbuotojų parengtų dokumentų apie mūsų bendrovę ir būsimas technologijas. Darau tai jau daugiau nei 12 metų. Visada pats vienas skaitydavau ir komentuodavau popierinius dokumentus, tačiau dabar šis procesas jau yra skaitmeninis ir prieinamas visai bendrovei.
Taip man lengviau atsirinkti skaitymui reikalingiausius dokumentus ir rašyti elektroninius komentarus, kurie kitiems yra prieinami realiuoju laiku.
„Microsoft“ turi daugiau nei 50 tūkstančių darbuotojų, tad kai į galvą ateina mintys apie internetinių mokėjimų sistemų ateitį arba kaip geriau išsaugoti įspūdžius apie augantį jūsų vaiką, aš jas paprasčiausiai užsirašau. Kiti gali šias pastabas pamatyti ir pasakyti, pavyzdžiui, „ne, jūs neteisus“ arba „ar žinote, kad toks darbas buvo atliktas ten ir ten?“.
„SharePoint“ leidžia man bendrauti su daugybe visų lygių kompanijos darbuotojais. Tai panašu į didžiulę interneto svetainę, kuri suteikia galimybę daugeliui lankytojų siūlyti ir aptarinėti bet kokią temą kur kas efektyviau nei susirašinėjant tarpusavyje elektroninio pašto laiškais su prisegamais dokumentais. „SharePoint“ taip pat gali informuoti, jei tave dominančioje srityje pasirodo kas nors nauja.
Kitas svarbus skaitmeninis įrankis, labai prisidedantis prie mano darbo našumo – vietinė paieška. Ji pakeitė pačią darbo su informacija mano kompiuteryje, serveriuose ir internete koncepciją. Didėjant kietųjų diskų talpai ir interneto ryšio pralaidai dabar savo kompiuteryje ir serveriuose turiu gigabaitus elektroninių laiškų, dokumentų, garso ir vaizdo failų ir kitokių duomenų.
Užuot ieškojęs man reikalingo failo aplankuose, kuriuose, mano manymu, jis turėtų būti, paprasčiausiai instrumentų juostoje surenku raktažodį, ir visi laiškai ar dokumentai, atitinkantys mano užklausą, iškart atsiranda po ranka. Lygiai tas pats su telefonų numeriais ir elektroninio pašto adresais.
Popieriai atima iš manęs pačią mažiausią darbo dienos dalį. 90 proc. naujienų aš perskaitau internete, o kai einu į susitikimą ir noriu ką nors pasižymėti, pasiimu savo planšetinį kompiuterį. Jis visiškai sinchronizuotas su mano staliniu kompiuteriu, tad visada turiu visus duomenis, kurių man reikia. Be to, planšetiniame yra „OneNote“ programa pastaboms užsirašyti, tad visos mano pastabos yra skaitmeninės.
Vienintelis netechnologinis daiktas, likęs mano kabinete – tai lenta, kurioje rašoma žymekliais. Visuomet turiu įvairių spalvų žymeklių, tai puiki priemonė pasižymėti ką reikia kartu su kitais – o kartais ir vienam – svarstant idėjas.
Kai kuriuose „Microsoft“ kabinetuose yra elektroninės lentos, kurios gali persiųsti jose užrašytas pastabas į kompiuterį – tarsi jos būtų milžiniški planšetiniai kompiuteriai. Aš tokios kol kas neturiu, bet galbūt kitais metais ir savo kabinete įsirengsiu. O kol kas, jei lentoje atsiranda kas nors itin vertinga, išsitraukiu rašiklį ir atkuriu visa tai savo planšetiniame kompiuteryje.
Dažną dieną vyksta susirinkimai. Būna šaunu ištaikyti laiko ir užsirašyti kilusias mintis, bet ne visada tai pavyksta. Tad kartais, kai grįžtu namo ir vaikai nueina miegoti, dar prisėdu padirbėti prie kokių nors laiškų. Jeigu savaitė buvo įtempta, tai per savaitgalį parašau gana ilgų ir apgalvotų laiškų. Kai pirmadienį bendradarbiai ateis į darbą, pamatys, kad aš neblogai pasidarbavau – jie gaus nemažai laiškų.
Billo Gateso darbo priemonės:
Techninė įranga
„Dell“ stalinis kompiuteris„Motion“ planšetinis kompiuteris (abu su „Windows XP“ OS)Trys „Nec“ 21 colio LCD monitoriai„Microsoft“ belaidė pelė„Logitech“ vaizdo kamera (telekonferencijoms)
Programinė įranga (tik „Microsoft“)
„Outlook“ (el. paštas, kalendorius)„SharePoint“ (bendram darbui)„OneNote“ (pastaboms)„Office Communicator“ (momentinės žinutės, telefono ir kompiuterio integracija ir kt.)
