„Jei kada nors paimsite į rankas knygą apie laiko valdymą – nedelsdami meskite tokią knygą į šalį. Jei kada nors kas nors bandys Jus išmokyti laiko valdymo technikų, žinokite, jog tas žmogus yra burtininkas arba šarlatanas, menkai tesuprantantis apie tai, ką šneka. Lietuvių kalbos žodyne parašyta: „valdyti − turėti valdžią, kontroliuoti, viešpatauti“. <...> Kiekvieną dieną mes gauname neįkainojamą dovaną — 24 valandas, kurių, deja, mes valdyti negalime. Tačiau mokėdami planuoti savo laiką, galime tas 24 valandas maksimaliai efektyviai išnaudoti.“
Taigi, kaip planuoti savo laiką? Mokslininkai turi įvairių patarimų.
Pareto principas arba mažiau pastangų – didesni rezultatai
Nuolat atsiduodate darbui visu 100 procentų, tačiau rezultatai netenkina ir graužia sąžinė, kad veltui išvaistėte tiek laiko. Galbūt derėtų susipažinti su Pareto principu. Tai principas arba taisyklė, suformuluota italų ekonomisto ir sociologo Vilfredo Pareto 1897 m. Pareto taisyklė arba 20/80 taisyklė, teigia, kad 20 proc. pastangų duoda 80 proc. rezultatų. Čia teigiama, kad didžioji dalis pastangų neduoda laukiamų rezultatų.
Vadovaujantis šiuo principu, svarbu tik žinoti, ar jūsų idėja veikia, ar ne, ir ją keisti taip, kad ji veiktų, o toliau palaikyti situaciją tol, kol idėja nustos dirbti. Situacijos aiškinimasis ir bandymas suvokti, kas vyksta – tik brangaus laiko švaistymas.
Eizenhauerio principas – darbų suskirstymas pagal svarbumą ir skubumą
Šio principo pagrindas pagrindas – svarba ir skuba. Pirmiausia būtina apibrėžti sau svarbius ir skubius darbus. Juos reikia atlikti iškart ir pačiam. Turite gerai apsvarstyti, ar tikrai būtent šie darbai yra patys svarbiausi ir tik Jūs galite juos atlikti.
Antraeiliai – svarbūs, bet ne itin skubūs darbai. Reikėtų nepamiršti, kad tokie darbai gali tapti skubūs, jei neužsiimsite jais laiku. Pagalvokite, gal juos galima būtų perleisti kažkam kitam. Taip sumažinsite savo krūvį. Laikantis šio principo krūvis didinamas palaipsniui ir nepasiekiama ta riba, kai visi darbai tampa svarbūs ir neatidėliotini.
Trečioji darbų rūšis − ne itin svarbūs, bet skubūs darbai. Pasistenkite juos deleguoti kitam asmeniui. Na, o visa, kas liko – nesvarbūs ir neskubūs darbai. Jų galima visai nedaryti. Tikrai taip –labai daug brangaus laiko suryja darbai, kurių prisimąstome patys, nors, gerai pagalvojus, nieko neatsitiks, jei jie ir nebus atlikti.
Kaban sistema – darbo progreso stebėjimas
Kaban sistema paremta proceso stebėjimu. Darbus susiskirstote pagal progresą, pavyzdžiui, pradėti, daromi, baigti. Sistema gali būti ir sudėtingesnė, viskas priklauso nuo to, kiek darbų įgyvendinimo etapų yra. Na, o vėliau, darbai perkeliami iš vieno skyriaus į kitą, viskas priklauso nuo to kurioje stadijoje esama. Ši sistema puikiai tiks vizualumą mėgstantiems žmonėms, kadangi, laikantis šios sistemos, siūloma savo darbus ir jų paskirstymą vizualizuoti, kad lengviau matytumėte, kaip vyksta darbų progresas, o kiek darbų jau atlikta.
Tiesa, tokių sistemų yra ir daugiau. Vienos sudėtingesnės, kitos paprastesnės. Tiesa ir ta, kad laiko planuoti jokios sistemos neišmokys, jei jų nebus laikomasi sistemingai.
Parengė G. Kaminskienė
