Kiek jūsų įmonėje yra spausdinimo ar kopijavimo aparatų? O kiek jų veikiančių? Ar visi naudojami veiksmingai? Jeigu neturite atsakymo, jums praverstų susipažinti su „iDOC“.
Spausdintuvai springsta
Vienas Merfio dėsnių sako: jeigu kas nors yra labai konfidencialu, būtinai bus netyčia palikta kopijavimo aparate. Tuo tarpu vienas biuro kasdienybės dėsnių atskleidžia, jog didelė dalis biuro spausdintuvu spausdinamos informacijos yra toli gražu nesusijusi su darbu.
Priešingai – biuro spausdintuvai tiesiog springsta nuo darbuotojų asmeninių horoskopų, laiškų ar tiesiog elektroninių romanų srautų. Bėda ir ta, kad daugelis įmonių vadovų net nenutuokia, kiek kas mėnesį išleidžia pinigų dokumentų spausdinimui, skenavimui, kopijavimui, t. y. kiek kainuoja popierius, techninė priežiūra ir kita.
Verslo organizacijoms tai sunku padaryti, nes spausdinimo procesai atliekami atsitiktinai, nebendrai ir nekontroliuojamai. Deja, sukontroliuoti proceso iš esmės neįmanoma. Nebent įmonių vadovai nuspręstų pasinaudoti „Konica Minolta Baltia“ teikiama „iDOC“ paslauga, kuri užfiksuoja visus įmonėje spausdinamos informacijos srautus.
Kitaip tariant, atlieka savotišką visos biuro technikos auditą ir padeda rasti sprendimus, kaip sukontroliuoti procesą.
Kas yra „iDOC“?
„Konica Minolta Baltia“ verslui siūlo paslaugą „IDOC“. Iššifravus tai reikštų intelligent Document Consulting – konsultacinė paslauga, leidžianti bet kuriai įmonei gerokai susimažinti savo išlaidas, skiriamas biuro technikai ir jos darbui.
Kaip teigė „Konica Minolta Baltia“ „iDOC“ sprendimų konsultantas Artūras Laime, biuro technikos analizė gali būti kelių lygių, priklausomai nuo įmonės didumo bei pasiryžimo keisti susidariusią situaciją: „Naudodami specialią programinę įrangą, kurioje yra sukaupta visų kada nors pagamintų spausdintuvų duomenų bazė, turime galimybę objektyviai įvertinti visų gamintojų įrenginius ir paskaičiuoti galutinę vieno lapo spausdinimo kainą.
Į šią kainą bus įtrauktos visos spausdinimo išlaidų dalys, apie kurias dažnai net nesusimąstome – įrangos įsigijimas, nusidėvėjimas, administravimas, techninė priežiūra, eksploatacinės medžiagos, energijos sąnaudos. O tuomet, jei pageidaujama, „Konica Minolta“ specialistai pateikia biuro įrangos optimizacijos sprendimą.“
Paprasčiausias sprendimas
Anot „Konica Minolta Baltia“ atstovo A. Laime, pateikiant galutinius analizės rezultatus, atsižvelgiama į daugybę veiksnių, net ir į aparatų kiekį ir jų užimamą vietą biuro erdvėje: „Optimizuoti spausdinimo procesą biure galima labai paprastai, o atlikta analizė leidžia surasti sprendimą, visiškai atitinkantį kompanijos poreikius. Dažnai pasitaikantis sprendimas − daugiafunkcis įrenginys koridoriuje, atliekantis kelių skirtingų aparatų darbus. Sutaupoma ir vieta, ir einamosios sąnaudos.“
Yra ir „nemalonioji“ reikalo pusė – kai spausdintuvai stovi po pat nosimi, nereikia judintis iš vietos. Kita vertus, keli žingsniai iki daugiafunkcio įrenginio atsipirks ne tik kelių papildomai sudegintų kalorijų atžvilgiu.
„Sunku patikėti, bet didelei kompanijai optimizavus biuro techniką per metus galima sutaupyti ne vienam automobiliui, – pridūrė „iDOC“ sprendimų konsultantas A. Laime. – Juolab kad optimizacijos sprendimas galimas ir be didelių investicijų.“
Anot specialisto, kartais tiesiog užtenka pasirinkti programinį sprendimą, kuris leistų valdyti spausdinimo ir kopijavimo procesą nuolatos, mažinant spausdinamų dokumentų kiekį, leistų juos archyvuoti bei nesudėtingai rasti skaitmeniniu formatu.
Geriau vieną kartą išbandyti, nei šimtą kartų išgirsti..
Šiuo posakiu vadovaudamiesi „Konica Minolta Baltia“ konsultacija pasinaudojo viena iš didžiausių Lietuvoje gofruoto bei klijuoto kartono produktus kuriančių, gaminančių bei parduodančių įmonių - „Smurfit Kappa Baltic“. „Nors ir buvome tikri, kad turima kompanijos biuro technika naudojama efektyviai, visgi pasiūlymas tuo įsitikinti suintrigavo. Laikai sudėtingi, todėl optimaliai naudoti resursus tiesiog privalome“, - teigia įmonės generalinis direktorius Rolandas Vainutis.
Atlikta analizė atskleidė, jog optimizavę biuro įrangos ūkį žymiai sumažinsime tam skirtas išlaidas. Dėl brangios eksploatacijos atsisakėme keleto senų spausdintuvų, vietoj jų pastatę vieną naują daugiafunkcinį aparatą skirtą visam aukštui, taip pat kai kuriuos įrenginius sukeitėme vietomis bei įdiegieme pasiūlytą programinį sprendimą, kurio dėka galime kontroliuoti biuro įrangos naudojimą.
„Galbūt automobilių parko už sutaupytus pinigus dar neatsinaujinsime. Tačiau jau dabar jaučiame optimizavimo naudą ir planuojame sutaupytus pinigus investuoti į naują įrangą, kuri padėtų uždirbti pinigus – pasidžiaugė generalinis direktorius R. Vainutis.
