Pasak Verslo valdymo konsultacijų ir mokymo bendrovės OVC Consulting vyr. konsultantės ir Įsitraukimo tyrimų vadovės Baltijos šalyse Almantos Jakštaitės-Vinkuvienės, metiniai pokalbiai pirmiausia reikalingi darbuotojų ir darbdavių veiklos bei lūkesčių suderinimui.
„Metinių pokalbių metu kalbama apie tai, kaip sekėsi dirbti ir kas laukia ateinančiais metais. Šie pokalbiai „uždengia“ metus – arba praėjusius, arba artėjančius, kalbant apie perspektyvas. Jie iš esmės yra skirti veiklos valdymui ir nuosekliam situacijos stebėjimui. Darbuotojui – tam, kad žinotų, ko tikisi vadovai, kad darbas būtų tinkamai atliktas, kokios ateities perspektyvos ir planai“, - sakė specialistė.
Gali susidaryti įspūdis, kad metiniai pokalbiai yra naudingesni ne darbdaviams, o ne darbuotojams ir daugeliu atveju tai yra tiesa. A. Jakštaitės-Vinkuvienės pastebėjimu, ilgametė patirtis rodo, kad įmonėse, kuriose metiniai pokalbiai vykdomi ne pirmus metus, nauda vis labiau tampa abipusė.
„Kai visa ši sistema įsibėgėja, tai dauguma darbuotojų netgi laukia šių pokalbių, nes tai yra proga pasišnekėti „iš esmės“: kaip vadovas mane mato, kas tinka, kas netinka mano darbe, kokios yra perspektyvos ir galimybės“, - sakė ji.
Natūralu, kad tokius klausimus kasdienėje rutinoje aptarti sudėtinga, todėl koncentruotai pateikta abipusė informacija daug efektyvesnė.
Apie ką kalbėtis?
Apie ką kalbėtis, kokius klausimus paliesti abiem pusėms nusistovi su laiku, kasmet rengiant metinius pokalbius. Tam tikros nuostatos egzistuoja, tačiau, pasak A. Jakštaitės-Vinkuvienės, niekas netrukdo išeiti už šios procedūros ribų.
Pagrindiniai klausimai paprastai būna – kaip sekėsi įgyvendinti praėjusių metų veiklos uždavinius, ar tinkama yra darbuotojo kompetencija ir kiek ji buvo panaudojama darbe, kokie yra ateinančių metų lūkesčiai „Šie klausimai padeda išsiaiškinti, kokie mokymai reikalingi, kokios yra darbo užduotis, ar jos lieka tokios pačios, ar artimiausiu laikotarpiu kis, tai savaime padiktuoja, kokias savybes reikia ugdyti žmogaus gebėjimuose. Darbuotojas gali įvardinti sau aktualius dalykus, vadovas akcentuoja iš savo pusės. Tarkim, darbuotojas galbūt labai gerai tvarkosi su kasdienių užduočių atlikimu darbe su klientais tam tikrame sektoriuje, bet yra tam tikri nesklandumai. Pavyzdžiui, dirbama su užsienio klientais, o anglų kalbos įgūdžiai šlubuoja“, - sakė specialistė.
Kiekvienu konkrečiu atveju vėliau sprendžiama, ar darbuotojas pats turi pasirūpinti savo kvalifikacija, ar įmonė skiria tam tikrą biudžetą mokymams, kurie dažniausiai vykdomi visuose organizacijos padaliniuose.
Kieno iniciatyva reikalinga?
Paprastai metiniai pokalbiai vyksta kartą per metus, o jų laiką ir formą nustato vadovybė, tačiau šiuos susitikimus gali inicijuoti ir patys darbuotojai.
„Dažniausiai tai yra žiemos antra pusė arba ankstyvas pavasaris. Tačiau neretai organizacijos numato ir „tarpinį“ pokalbį – metų pusiaukelėje vykdomą pusmetinį pokalbį. Metinį, o tuo labiau pusmetinį pokalbį tikrai gali inicijuoti patys darbuotojai ir jie tą noriai daro“, - sakė specialistė. Vis dėlto, geriau, kad metinius pokalbius inicijuotų darbdavys, nes kalbėtis su darbuotojais yra būtina: svarbūs jų pastebėjimai, kaip organizuojamas darbas, kokie jų lūkesčiai ir pageidavimai, motyvacijos kėlimas ir kita.
Dažniausios klaidos
Pasak A. Jakštaitės-Vinkuvienės, dažniausia problema, su kuria susiduria darbuotojas, tai klaidingas metinių pokalbių tikslo suvokimas.
„Jei žmogus įsivaizduoja, kad per metinį pokalbį pasiskųs ar išsakys viską, ko nori ir vadovas tai įgyvendins, tai automatiškai yra užprogramuotas žmogaus lūkesčių neatitinkantis rezultatas. Kaip jau minėjau, tikrai ne viskas priklauso nuo vadovo. Darbuotojui šiuo atveju svarbesnė yra ne prašytojo ar atsiskaitytojo rolė, o jaustis lygiaverčiu pašnekovu, galinčiu pasikalbėti apie tai, kas aktualu. Galutinį vertinimą, akcentą, žinoma deda vadovas, tačiau svarbiausia, kaip abu pašnekovai žiūri vienas į kitą pokalbio metu plačiąja prasme, kokią atmosferą sukuria“, - sakė A. Jakštaitė-Vinkuvienė.
Jos teigimu, metiniai pokalbiai yra veiksmingi tik tuo atveju, kai vykdomi nuosekliai ir į juos žiūrima atsakingai. „Žinau kelias organizacijas, kurios nuosekliai analizuoja pokalbių metu surinktą informaciją ir atsakingai vykdo pakeitimus. Žmogus galbūt jaučia moralinį pasitenkinimą išsakęs visas problemas, tačiau, jei į išsakytus lūkesčius nėra atsižvelgiama 2-3 metus, darbuotojai nebemato prasmės dalintis savo pastebėjimais. Taip pat būna atvejų, kai situacija keičiasi, tačiau tai paliečia ne visus darbuotojus, todėl labai svarbus organizacijos mokėjimas komunikuoti, paaiškinti, kas vykdoma ir kodėl“, - sakė A. Jakštaitė-Vinkuvienė.
Svarbu probleminėms įmonėms
A. Jakštaitė-Vinkuvienė sako, kad kai kurie vadovai metinių pokalbių laukia su nerimu. „Dažnai vadovai per daug konkrečiai klausia darbuotojų apie jų lūkesčius ir baiminasi, kad, jei jau paklausė, tai turės tuos lūkesčius pateisinti. Todėl geriau klausti apskritai, kaip darbuotojas jaučiasi, ko jam trūksta. Darbuotojui svarbu, kad darbdavys žino problemas. Svarbu vadovui ne žadėti, o paaiškinti situaciją ir tai, kiek darbuotojo lūkesčiai yra adekvatūs“, - patarė specialistė.
Dažnai metinių pokalbių vengia įmonių, turinčių vienokių ar kitokių problemų vadovai. Tačiau jiems ypatingai reikėtų atkreipti dėmesį į šiuos susitikimus su darbuotojais, kaip galimybę paaiškinti situaciją, išsklaidyti gandus ir nežinomybės baimę. „Problemų turinčioms organizacijoms metiniai pokalbiai galėtų padėti mobilizuotis ir įgyvendinti tam tikrus dalykus, o situacijai pagerėjus, galima kalbėti ir apie lūkesčių realizavimą. Visi supranta, kad jiems realizuoti reikia lėšų“, - sakė A. Jakštaitė-Vinkuvienė.
Specialistės teigimu, šiuo metu metinius pokalbius Lietuvoje vykdo tiek lietuviško, tiek užsienio kapitalo įmonės, vykdančios pačią įvairiausią veiklą ir jų randasi vis daugiau. Rečiau nei kitos metinius pokalbius organizuoja smulkios įmonės. Tai, pasak specialistės, lemia vadybos kultūra įmonėje ir vadovų suinteresuotumas vykdyti nuoseklų įmonės valdymą.
Pataria Jūratė Dacienė, „Danske Bank“ Personalo tarnybos direktorė:
„Metinių pokalbių metu darbuotojas turi puikią galimybę aktyviai klausti vadovo, kaip vertinama jo veikla, prašyti konkrečių jo elgesio pavyzdžių, įrodančių vadovo išvadas apie darbuotoją. Jei vadovas to nepadaro, darbuotojas pats turi prašyti jo patarimų ar idėjų, kaip jis galėtų keisti ir tobulinti savo veiklą. Metinis pokalbis neturi išaugti į ginčą tarp vadovo ir pavaldinio. Jo tikslas yra konstruktyvus darbuotojo visų metų darbo apžvelgimas ir jo ateities planų aptarimas.
Darbuotojas, galvodamas apie metinį pokalbį, turėtų kelti sau tikslą jo metu sužinoti, ką jis darė gerai ir toliau atitinkamai palaikyti aukštus veiklos standartus, bei kokiose srityse reikėtų darbuotojui kelti kompetenciją. Kitas svarbus metinio pokalbio siekis – nusimatyti ateinančių metų tikslus ir priemones jiems pasiekti. Tad turint omenyje šiuos tikslus, darbuotojui svarbu būti atviram darbdavio grįžtamajam ryšiui: priimti išsakytus pastebėjimus, juos persvarstyti ir nusimatyti tolimesnius žingsnius. Pavyzdžiui, darbdavys pokalbiu metu akcentuoja, jog darbuotojas yra puikus savo srities specialistas, tačiau komandos nariams sunku dirbti su darbuotoju, kuris nelinkęs bendrauti ir dalintis turimomis žiniomis. Tuomet darbuotojui pokalbio metu darbdavys gali priminti, jog organizacijoje bendradarbiavimas komandoje yra viena iš vertybių, ir skatinti kartu ieškoti būdų, kaip būtų galima šioje srityje pagerinti rezultatus.
Darbdavys metinio pokalbio metu turėtų aiškiai nurodyti padalinio kryptį, bei išsakyti lūkesčius, kokios veiklos yra tikimasi iš jo kaip darbuotojo, prisidedant prie padalinio tikslų siekimo. Taip pat pokalbio metu yra kalbamasi apie per metus nuveiktus darbus, siekiant parodyti darbuotojui, ką jis atliko gerai, bei pasiūlyti jam, kaip jis galėtų dirbti dar geriau. Pokalbio metu darbdavys turėtų išgirsti darbuotojo keliamus lūkesčius organizacijai, darbuotojo asmeninius tikslus bei ambicijas. Svarbu atkreipti dėmesį, jog išgirdus lūkesčius ir tikslus, reikia aptarti jų realizavimo galimybes ir bendrai nusimatyti gaires, kaip jų pasiekti. Pavyzdžiui, jei darbuotojas kelia sau tikslą tapti skyriaus vadovu, svarbu jį informuoti, kokie reikalavimai keliami vadovui, kiek realiai yra galimybių tapti skyriaus vadovu atsižvelgiant į organizacijos plėtrą ir darbuotojų kaitą, o taip pat jo gebėjimus bei potencialą.
Vienareikšmiško atsakymo į klausimą, kokį vaidmenį turėtų prisiimti vadovas, nėra, nes tai priklauso nuo situacijos, organizacijos, darbuotojo ir vadovo. Vienu atveju, vadovas atlieka patarėjo, pagalbininko vaidmenį, linkęs ieškoti kompromiso ir abipusės naudos. Šis vaidmuo duoda aukščiausią rezultatą: veikla vyksta sklandžiai, darbuotojai išpildo ir viršija lūkesčius. Kitu atveju, geresnių rezultatų galima pasiekti būnant direktyviam, kryptingai laikytis savo pozicijos išsakant veiklos bei bendradarbiavimo trūkumus, nustatant tikslus ir datą iki kada turėtų pokytis įvykti, o taip pat aptariant ir pasekmes, tuo atveju jei pokytis neįvyktų.
Mūsų organizacijoje metiniai pokalbiai turi didelę reikšmę. Tiek darbuotojai, tiek vadovai yra jiems ruošiami, mokomi, siekiant, kad procesas vyktų sklandžiai ir efektyviai. Metinių pokalbių metu darbuotojams išsamiai perteikiami pagrindiniai visos organizacijos, padalinio tikslai ateinantiems metams bei sutariama dėl darbuotojo veiklos tikslų bei įsipareigojimų ateinantiems metams. Tai padeda darbuotojams dar labiau suprasti savo darbo prasmę bei matyti savo indėlį visos organizacijos kontekste.“
