„Daryk ką nori, bet visa svarbi informacija turi būti užfiksuota, kitaip ji pasimes.“ Tokiu principu vadovaujantis gali ne tik atsijoti „svarbu“ nuo „šiaip įdomu“, bet ir viską prisiminti, kad reikiamu momentu rasti svarbiausia.
Kiekviena diena mums ir mūsų smegenims – kaip naujas iššūkis.
Kasdien mus pasiekia didžiulis – rekordiškas kiekis informacijos. Mes paprasčiausiai pasiklystame tarp jos srautų. O ką jau kalbėti mūsų vargšes smegenis, kurių paslapčių ir panaudojimo iki galo mokslas taip ir neišsiaiškino... Paskutinysis (trečiasis) straipsnis, susijęs su laiko valdymu. Jame kalbėsime apie informacijos priėmimą, įvertinimą, sisteminimą ir panaudojimą.
Įvertinkime informacijos naudingumą
Viskas, kas mus pasiekia, daugiau ar mažiau yra mums naudinga. Kaip įvertinti informacijos naudingumą? Tarkim, matome dokumentą, girdime pranešimą ar skaitome straipsnį. Pabandykime įvertinti, kaip tai, ką gauname, padės pasiekti tikslus. Tikslai yra aiškūs ir užsirašyti, tad atrinkti, ar ši informacija pagelbės, turėtų būti nesudėtinga. Iš pirmų sakinių ar pagrindinių tezių tampa aišku, ar informacija padės, ar tai – tik laiko gaišimas. Tarkim, aptarkime susirinkimus, neturinčius aiškios dienotvarkės... Kas jų metu vyksta? Susirenka žmonės, kalbasi tarpusavyje 2-3 valandas ir išsiskirsto neradę sprendimų. Žmogus tokių susirinkimų metu gauna daug ir įvairios informacijos, tačiau nežino, kaip ją pritaikyti. Beje, dažnai į susitikimus važiuojančių vadybininkų tikslas – susipažinti su nauju klientu. Jei jie parodytų, kokią naudą duos susitikimas ne jiems, o klientui – susitikimai būtų kur kas efektyvesni ir rezultatyvesni.
Sisteminkime informaciją nuo mažiau naudingos
Ši informacija gal ir įdomi, bet su dabartine veikla ir interesais tiesiogiai nėra nesusijusi.
„Visiški niekai“ keliauja tiesiai į šiukšliadėžę. Tai apkalbos, skundai, šmeižtai, gandai –
kas, su kuo, kaip ir kiek kartų... (nebent jūs būtumėte bulvarinių skaitalų žurnalistas). Tarkim, spam (elektronines šiukšles) iš elektroninio pašto dauguma žmonių pašalina iškart.
Informacija „naudinga kada nors“ gali palaukti savo eilės. Pavyzdžiui, informacija apie viešbučius bus įdomi ir naudinga planuojant atostogas su šeima. Jei tai darysime dabar, tik sugaišime laiko, atsitrauksime nuo šios dienos, savaitės darbų.
„Kitą informaciją“ patalpinkime archyve. Tai ataskaitos, straipsniai, pažymos, išvados –
visi užbaigti darbai. Šiuos dokumentus paprasčiausiai galime išsisaugoti. Pavyzdžiui, mobilaus ryšio operatoriaus sutartis, galiojanti dvejus metus, tikrai gali ramiai gulėti archyve.
Tai mažiau naudingos informacijos paskirstymas šiuo metu.
Informacija, naudinga – „čia ir dabar.“
Ji reikalauja sprendimo ir veiksmo tiesiog dabar. Tarkim, norint patalpinti mobilaus ryšio tiekimo sutartį į asmeninį archyvą pirmiausia – reikia ją perskaityti ir pasirašyti. Tai reikalauja laiko, nes pasirašyti sutartį privalo visos dalyvaujančios pusės.
Panaudojant gautą informaciją siūlau vadovautis šiais žingsniais:
1.Tiksliai nustatyti, kur ji bus panaudota: kokiame projekte, kokiam tikslui pasiekti... Tarkim, kaimynas Paulius ruošiasi įsigyti vairuotojo pažymėjimą. Viskas, ką jis tuo metu daro – intensyviai renka informaciją apie vairavimo mokyklas.
2.Koks kitas žingsnis, veiksmų planas? Reikia numatyti, kada ir ką daryti, kad ši informacija būtų naudinga. Kol kas susiplanuokime tik žingsnius. Paskui įvertinkime kiekvieną žingsnį atskirai. Taigi, tas pats Paulius nusprendė paskambinti į tris labiausiai jam patikusias vairavimo mokyklas, kad sužinotų kursų kainas ir užsiėmimų laiką. Jo veiksmų planas – praeiti medicininę komisiją, skirtą vairuotojų sveikatai patikrinti, ir, žinoma, užsirašyti į kursus.
Kai žingsniai, kuriuos reikia padaryti, tampa aiškūs, vertinkime juos pagal šiuos principus:
- Jei numatomo žingsnio atlikimui prireiks tik 2 minučių, padarykime tai patys. Pagalvokime, ką galime nuveikti per 2 minutes...
- Jei matome, kad žingsnį gali atlikti kažkas kitas – paprašykime pagalbos, bet susitarkime, kad tas darbas būtų padarytas iki numatyto termino. Pagalvokite, jei tai būtina, kurį žingsnį už Paulių gali atlikti kažkas kitas.
- Jei neskubu, atidėkite tai vėlesniam laikui, įtraukdami šį žingsnį į savo kalendorių. Taip susiplanuosite ir numatysite laiką, kada prie to darbo grįžti.
Sakoma, geriausia mokytis iš pavyzdžių. Panagrinėkime vieną paprastą pavyzdį, kaip šia sistema naudojasi vadybininkas Saulius. Tarkim, pirmadienį Saulius gavo pakvietimą dalyvauti jį dominančioje parodoje. Ši paroda organizuojama kitame mieste ateinančios savaitės ketvirtadienį ir penktadienį. Kvietimą, kaip dokumentą, Saulius patalpina į informacijos, įdomios ateičiai, stalčių ar segtuvą. Ant segtuvo didelėmis raidėmis parašyta – „Naudinga ateičiai.“
Vadybininkas numato žingsnius į priekį – dalyvavimas parodoje gali padėti jam surasti papildomus klientus. Tada jis susiplanuoja veiksmus:
1.Kitos savaitės darbus savo mieste jis privalo atlikti iki trečiadienio (Peržiūri kalendorių).
2.Turi susisiekti su potencialiais klientais ir suorganizuoti susitikimus būtent tomis dienomis (dviejų minučių darbai).
3.Perspėja kolegas apie galimybę pamatyti ir parodą, ir aplankyti klientus kitame mieste. Laukia jų sprendimo iki šios savaitės penktadienio (dvi minutės + įtraukiant kitus ).
4.Rezervuoti buvimo parodoje dienas savo kalendoriuje (dviejų minučių darbas).
Beje, jei šį pakvietimą Saulius būtų gavęs prieš 2 mėnesius, jis neįtakotų jo dienotvarkės. Paprasčiausiai šios informacijos panaudojimą Saulius įtrauktų į savo kalendorių.
Tai – pagrindiniai informacijos priėmimo, sisteminimo ir panaudojimo principai.
Ir pabaigai, trys svarbiausios taisyklės, kurių derėtų paisyti:
1.Nežadėk daugiau, nei gali padaryti.
2.Užsirašyk viską – kitaip pamirši.
3.Ką pradėjai, tą ir baik.
Sėkmės planuojant laiką ir siekiant savo tikslų!
Teksto autorius Andrius Jarašiūnas.
Trečiajame numeryje "Būk Laimingas" rasite:
1. SĖKMĖS ISTORIJA (interviu su Neringa Kavaliauskiene)
2. HEROJUS (interviu su Nijole Oželyte)
3. VISKAS ĮMANOMA (interviu su Linata Dvareckiene)
4. LYDERYSTĖ (interviu su Gitanu Nausėda)
5. IŠSKIRTINIS INTERVIU (su Deividu Goldsmithu)
6. SĖKMĖS UNIVERSITETAS
7. ATRASK SAVE
8. VERSLAS
9. GERIAUSIEJI
10. ASMENYBĖS
11. NEBŪK ABEJINGAS
12. LAIKAS – PINIGAI
13. PARDAVĖJŲ KLUBAS
14. TAI ĮDOMU
15. SKAITYMO MALONUMAS
