Efektyvi komunikacija – veiklos variklis
Socialinis intranetas, arba įmonės socialinis tinklas, yra erdvė vidinei komunikacijai, priemonė, leidžianti skleisti bei kaupti informaciją, svarbių dokumentų archyvavimo vieta. Tai universali vidinių įmonės procesų platforma ir, vis dėlto, svarbiausia socialinio intraneto funkcija – galimybė keistis nuomonėmis, žiniomis ir patirtimi.
Vidinė komunikacija yra svarbiausia, jei ne vienintelė, priežastis, dėl kurios ilgainiui įmonėje pasiekiama užsibrėžtų tikslų. Bendravimas leidžia pažinti kolegas, įvertinti jų savybes ir stiprybes, planuoti bei vykdyti projektus, galiausiai, „išgryninti“ pagrindinę veiklos viziją. Socialinis intranetas, kaip bendravimo įrankis, veikia skirtinguose lygmenyse: leidžia siųsti privačias žinutes kolegoms, skelbti viešus pranešimus, rengti apklausas, organizuoti susitikimus, aptarti buvusius projektus, suteikia galimybę diskutuoti ir keistis idėjomis. Socialinis įmonės tinklas jungia darbuotojus ir vadovus. Pastariesiems lengviau sekti ir kontroliuoti veiklos procesus, o kolektyvui socialinis intranetas – tiesioginė integracija, prisidedant prie bendrų sprendimų priėmimo.
Iki šiol buvo aptariama intensyvios vidinės komunikacijos įmonėje nauda, tačiau ne mažiau svarbus bendravimo aspektas – dalinimasis teisinga informacija. Socialinio intraneto pranašumas – galimybė bendrauti realiuoju laiku, tai yra, skaityti tiesioginius pranešimus, pačiam pareikšti savo nuomonę, komentuojant įrašus, dalyvaujant diskusijose. Vidinis tinklas reiškia betarpišką bendravimą, išvengiant „sugedusio telefono“ efekto.
„Komunikacija yra svarbiausias dalykas įmonės gyvenime. Paprastas pavyzdys: Jonas susitarė su klientu apie parduodamos prekės kainą. Staiga Jonas suserga ir jo darbus perima kolega Petras. Jei įmonėje prastai išvystyta komunikacija, Petras klientui gali pasiūlyti didesnę ar mažesnę kainą. Klientas nesupras, ar įmonė, iš kurios jis nori pirkti, bando jį apgauti.“, - apie teisingos informacijos sklaidą įmonėje kalba socialinio intraneto (IBO įrankio) paslaugos teikėjos, bendrovės „Socialinis intranetas“ vadovas Viktoras Jarusevičius. Bendravimui pasitelkus socialinį įmonės tinklą, šansai, kad iš valdymo į vykdymo sektorius bus perduota netiksli informacija, visai sumažėja. Jau nekalbant apie galimybę greitai susisiekti su kolega ar tiesioginiu vadovu. Be to, socialinis intranetas – tai ir duomenų, dokumentų, bendravimo istorijos kaupimo bei archyvavimo platforma. Funkcija, leidžianti išsaugoti ir vėliau panaudoti aktualią informaciją, yra dar vienas vidinio įmonės tinklo pranašumas, efektyvios komunikacijos sąlyga.
Socialinio intraneto startas Lietuvoje
Lietuvoje socialinis intranetas jau pamažu pažįstamas ir pripažįstamas įmonių, siekiančių pakelti savo veiklos kokybę. Viena iš šios paslaugos teikėjų – UAB „Socialinis intranetas“, pasak iniciatoriaus ir vadovo Viktoro Jarusevičiaus, buvo įkurta, pastebėjus neužpildytą bendravimo priemonių nišą: „Sukurti projektą paskatino komunikacijos įrankių stygius. Kitaip tariant, norėjosi, kad visos plačiai naudojamos bendravimo priemonės (elektroninio pašto, programos Skype, CRM ir panašiai) turėtų vieną bendrą sistemą, per kurią būtų lengviau valdyti įmonės komunikaciją.“. „Socialinio intraneto“ siūlomo IBO įrankio, arba vidinio įmonės tinklo, idėja – galimybė bendradarbiauti, panaudoti socialinį intranetą kaip priemonę suburti darbuotojus į panašių interesų grupes, skatinti keistis žiniomis ir patirtimi. Tam sistemoje įdiegtos privačių ir įmonės žinučių funkcijos, kalendorius, leidžiantis žymėtis svarbius įvykius, skirti susitikimus ir užduotis kolegoms (plačiau apie IBO funkcijas: www.ibo.lt).
Viktoras Jarusevičius pabrėžia ir socialinio intraneto suteikiamą galimybę kaupti svarbius duomenis: „Tarp daugybės elektroninių laiškų labai dažnai pasimeta svarbi informacija, jau nekalbant apie siųstus svarbius dokumentus, ar panašiai. Su IBO įrankiu visas bylas bus galima skirstyti pagal kategorijas, saugoti archyve. Bet kada, prireikus vieno ar kito dokumento, jį bus galima rasti IBO įrankyje.“. Socialinis įmonės tinklas – platforma keistis informacija, ją saugoti ir, esant reikalui, panaudoti vėl. Tai leidžia greičiau ir efektyviau vykdyti užduotis.
Įmonės „Socialinis intranetas“ siūlomas IBO projektas netruko sulaukti privačių investuotojų iš Lietuvos dėmesio. Nors pasaulyje tokie socialiniai vidiniai įmonės tinklai, naudojami komunikacijai, jau kurį laiką sėkmingai taikomi, Lietuvoje ši iniciatyva – maloni naujiena verslo vadovams, ieškojusiems ar vis dar ieškantiems būdų užtikrinti veiksmingą bendravimą. Niekam ne paslaptis, aktyvi komunikacija – sėkmingos veiklos variklis.
