Praeitoje dalyje aptarėme, kaip komiteto darbą padaryti efektingesniu. Pateikėme daugybę gerų patarimų: dalyvaujančių susirinkime skaičius, darbotvarkės laikymasis, kitų žmonių įtraukimas į veiklą, „plepių“ kontroliavimas ir kt.
Praėjusiąją straipsnio dalį rasite čia.
Šioje dalyje išmoksime nepritarti kitų nuomonei išvengiant kivirčų ir konfliktų. Taip pat pateiksime savęs vertinimo klausimus, kurie pravers susirinkimo organizatoriui.
Kaip nepritarti kitai nuomonei be kivirčų
Pirmininkaujant susirinkimui įvykiai ne visada klostosi sklandžiai. Pasitaiko dalyvių, kurie nepritaria jums ir juos būna sunku perkalbėti galvoti kitaip. Pateikiame kelis patarimus, kaip bendrauti su tokiais žmonėmis.
Pripažinkite faktą, kad jums nepritariantis žmogus gali būti teisus. Juk jūs neturite atsakymų į absoliučiai visus klausimus. Užduokite klausimų, kurie padėtų geriau suprasti tokį žmogų.
Įdėmiai klausykitės, kad galėtumėte gerai suprasti ir įvertinti, kodėl šis žmogus yra įsitikinęs būtent taip, o ne kitaip. Galbūt jis arba ji ne iki galo supranta, apie ką jūs kalbate. Kita vertus, tas žmogus turi faktų, apie kuriuos jūs nežinojote, ir remdamasis jais pageidautų, kad jūs pakartotinai apgalvotumėte savo argumentus.
Dažnai žmonės nesutinka veikiami emocijų, o ne remdamiesi faktais. Žmogus į jūsų idėją gali reaguoti neigiamai dėl kokių nors asmeninių priežasčių, galbūt dėl kokios nors nesėkmės įgyvendinant panašią idėją praeityje, kurią lėmė jo arba jos kokie nors asmenybės aspektai.
Beprasmiška ginčytis, kai yra akivaizdūs faktai. Pasistenkite nustatyti, kokia yra tikroji to nepritarimo priežastis ir, jei tik įmanoma, stenkitės kaip nors spręsti tą problemą.
Pats nekonfrontuokite. Geriau sakykite: „Jei teisingai, supratau, tai...“ O ne: „Tu nesupranti...“ Kai kaltiname kitą žmogų dėl to, kad nesupranta, verčiame jį gintis. Dėl mūsų elgsenos pastarasis jaučia nuoskaudą, o tokiomis aplinkybėmis niekaip nesugebėsite įtikinti pritarti jūsų idėjai.
Kaip įvertinti save
Kitą kartą, kai vadovausime susirinkimui, remdamiesi kontroliniu sąrašu galėsime įvertinti, ar efektyviai vedėme susirinkimą.
Prieš susirinkimą
- Ar pasiruošėme susirinkimo darbotvarkę?
- Ar prieš susirinkimą išdalijome darbotvarkės kopijas jo dalyviams?
- Ar nustatėme, kada susirinkimas turi prasidėti ir baigtis?
- Ar pasiruošėme vaizdinę ir/ar dalomąją medžiagą?
- Ar informavome susirinkimo dalyvius, kokie yra susirinkimo programos segmentai?
- Ar nurodėme, kuriam nors susirinkimo dalyviui protokoluoti per susirinkimą?
- Ar pasirūpinome visa reikalinga įranga ir reikmenimis:
- Lenta, ant kurios rašoma, ir kreida;
- Rašymo lentos stovas;
- Rašomiosios lentos popierius ir rašikliai;
- Kompiuteris ir vaizdo projektorius vaizdui rodyti iš programos „PowerPoint“;
- Vaizdo projektorius;
- Skaidrių projektorius;
- Kita.
Per susirinkimą
- Ar laikėmės darbotvarkės plano?
- Ar per susirinkimą aptariant klausimus dalyvavo visi jame esantys dalyviai?
- Ar kontroliavome plepius ir dominuojančius žmones, kad pernelyg nesireikštų?
- Ar užduotis paskyrėme bešališkai?
- Ar palaukėme, kol savo idėjas pirmiau išreikš kiti susirinkimo dalyviai, o tik tada išreiškėme savąsias?
- Ar raginome, kad susirinkimo dalyviai užduotų klausimų?
- Ar raginome kitus susirinkimo dalyvius atsakyti į komandos dalyvių užduotus klausimus?
- Ar susirinkome pabaigoje apibendrinome esminius susirinkime aptartus aspektus?
- Ar prieš baigdami susirinkimą patikrinome, kad dalyviai suprato jiems pavestas atlikti užduotis?
- Ar baigėme susirinkimą motyvuojančiu pareiškimu arba raginimu imtis veiksmų?
Po susirinkimo
- Ar išdalijome susirinkome konspektus visiems jame dalyvavusiems ir nedalyvavusiems žmonėms, kuriems konspektai gali būti svarbūs?
- Ar kontroliavome, kaip yra atliekamos žmonėms pavestos užduotys?
- Ar sužinojome visų susirinkimo dalyvių nuomonę apie susirinkimą?
Kuo daugiau yra atsakymų „taip“, tuo geriau galime vertinti susirinkimo eigą ir vadovavimą jam.
Kad mūsų lankomi susirinkimai būtų kuo naudingesni mums
Kai vadovaujame susirinkimui arba susitikimui, galime kontroliuoti, kad jis vyktų sklandžiai. Tačiau dažniausiai nesame vedėjai, o esame tik dalyviai. Jei imsimės aktyvių veiksmų prieš susirinkimą, per jį ir po jo, kiekvienas susirinkimas, kuriame dalyvaujame, gali tapti puikia terpe mūsų patirčiai didinti.
Kai mus informuoja apie susirinkimą, turėtume ne tik paprasčiausiai pasižymėti kalendoriuje datą, kada jis vyks, o tada pamiršti šį įvykį iki tos konkrečios dienos, bet ir skirti bent kažkiek laiko pasiruošti susirinkimui.
Prieš susirinkimą
- Įdėmiai perskaitykite susirinkimo darbotvarkę. Susipažinkite su per susirinkimą aptartinų dalykų sąrašu. Netgi jei mums šie dalykai yra gerai žinomi, vis tiek turėtume įsitikinti, kad gerai viską žinome apie juos. Peržiūrėkime savo dokumentus, kad galėtume sužinoti, kas iki šiol buvo atlikta. Galima papildomai perskaityti straipsnius, publikuojamus techninio ir verslo pobūdžio leidiniuose.
- Galbūt bus kalbama apie kokį nors naują dalyką arba dalyką, apie kurį nieko nežinome, todėl įdėmiai perskaitykite susirinkimui paruoštą medžiagą. Labai svarbu įdėmiai perskaityti ir suvokti, o ne paprasčiausiai permesti akimis, tikintis detaliau viską įsisavinti per susirinkimą.
- Pasižymėkite, kokius komentarus norėsite pasakyti, kokias idėjas pasiūlysite arba kokius klausimus norėtumėte užduoti per susirinkimą.
Per susirinkimą
- Dalyvaukite. Jei norime pakomentuoti, išreikšti idėjas arba užduoti klausimus, drąsiai taip turėtume daryti, o ne susilaikyti. Dėmesio: nekalbėkite tuščiai. Savo pastabas reiškime glaustai.
- Pozityviai reaguokite į tai, kad jūsų nuomonei bus nepritarta. Labai tikėtina, kad kai kurie kiti dalyviai gali nepritarti jūsų požiūriui. Nepriimkite to asmeniškai. Atsikirsdami jiems remkitės faktais. Tai tik diskusija, o ne ginčas.
- Per susirinkimą svarbu pasiekti bendrą sutarimą visais klausimais. Jei susirinkimo tikslas yra išspręsti problemą, tada reikia kryptingai dirbti link sprendimo priėmimo. Klausykitės kitų žmonių nuomonės. Ji gali būti geresnė nei jūsų. Būkite pasiruošęs rasti kompromisą, kad būtų galima priimti tinkamą sprendimą.
- Nedominuokite per susirinkimą. Kartais sunku patylėti, kai galvoje knibžda daugybė idėjų, kurias norime paminėti. Suteikite galimybę kalbėti ir kitiems.
- Užsirašykite, kokie buvo priimti esminiai sprendimai, taip pat naujai sužinotą informaciją.
- Jei per susirinkimą dalyviai gaus užduotis, pasistenkite savanoriškai paprašyti, kad kokia nors labiausiai patinkanti užduotis atitektų jums. Jei neišdrįsime to padaryti, gali tekti atlikti darbą, kuris mums nėra toks įdomus ir kuriuo nesimėgausime.
Po susirinkimo
Peržiūrėkime savo užrašus. Jei reikia imtos kokių nors veiksmų, tai ir imkitės. Jei mums buvo paskirta užduotis, aptarkime tai su susirinkimui vadovavusiu žmogumi, taip galėsime įsitikinti, ar gerai supratome, ko iš mūsų norima ir kada tikimasi, kad pavestą užduotį atliksime.
Kitoje dalyje skaitykite apie susirinkimus, kuriuos organizuoja kiti.
Žilvinas Jogėla
