Praeitoje dalyje aptarėme susirinkimo pradmenis: tikslai ir uždaviniai, problemų sprendimas bei komiteto ataskaitos, kuris efektyvina susirinkimų darbą.
Tačiau vis tiek kartais girdime, kaip komiteto nariai skundžiasi sakydami: „Koks tai laiko švaistymas. Aš galėčiau padaryti kur kas daugiau, jei šią pastarąją valandą būčiau praleidęs prie savo stalo!“
Kaip padaryti, kad komitetai dirbtų?
Ne kartą esame girdėję, kaip komiteto nariai skundžiasi sakydami: "Koks tai laiko švaistymas. Aš galėčiau padaryti kur kas daugiau, jei šią pastarąją valandą būčiau praleidęs prie savo stalo!"
Neseniai atliekant tyrimą buvo apklausiami žmonėms. Daugiau kaip 70 proc. jų teigė, jog jaučiasi taip, tarsi per susirinkimus švaistytų savo laiką. Tačiau nepraraskite vilties. Susirinkimai gali būti produktyvūs.
Apžvelkime kelis būdus, kaip susirinkimus padaryti gerokai efektyvesnius.
Nustatykite dalyvaujančių susirinkime skaičių
Kvieskite tik tuos žmones, kurie yra kompetentingi ir gali būti naudingi susirinkime. Kai kurie vadovai reguliariai rengia darbuotojų susirinkimus: kartais kas savaitę, kartais net kasdien.
Pakankamai dažnai daugelis žmonių, ateinančių į susirinkimą, neturi nieko bendro su reikalais, kurie aptariami. Pakviesdami tik tuos, kurie gali būti naudingi susirinkime arba kurie susiję su tuo, kas bus aptariama, neeikvosime kitų žmonių laiko, o susirinkimai truks trumpiau.
Kai žmonės, kuriuos paprastai kviečiame į susirinkimus, nebus į juos pakviesti, ims nerimauti: „Kodėl manęs nepakvietė? Ar taip viršininkas man nori parodyti užuominą? Ar mane ketina atleisti?“ Kad išvengtumėte tokios nemalonios situacijos, iš anksto paaiškinkite apie naują tvarką, ir kodėl ji pradėta taikyti.
Sudarykite darbotvarkę ir laikykitės jos
Darbotvarkė yra raktas į susirinkimo sėkmę arba nesėkmę. Kruopščiai suplanuokite darbotvarkę, nepamirškite visų dalykų, kuriuos ketinate aptarti. Nuspręsdami iš anksto ne tik tai, kokius dalykus aptarsite, bet ir suplanuodami, kokia tvarka tie dalykai bus aptariami, galėsime užtikrinti, kad susirinkimas vyks sklandžiai.
Nustatydami, kokia seka per susirinkimą bus aptariami įvairūs dalykai, pačius sudėtingiausius dalykus aptarkite susirinkimo pradžioje. Žmonės ateina į susirinkimus nepervargusiomis smegenimis ir gali kur kas išsamiau aptarti sudėtingus dalykus, kai pastarieji neatidedami vėlesniam laikui.
Jei svarbių klausimų svarstymas atidedamas vėlesniam laikui, susirinkimo dalyviai, tikėtina, liks ne tokie dėmesingi ir gali išsiblaškyti, pamiršti tai, apie ką buvo kalbama anksčiau.
Mažiausiai prieš tris dienas iki susirinkimo darbotvarkė turėtų būti nusiunčiama visiems susirinkime dalyvausiantiems žmonėms. Taip žmonės turės galimybę įdėmiai peržiūrėti klausimus, kurie bus aptarinėjami per susirinkimą, ir galės pasiruošti, kuo galėtų padėti.
Į veiklą įtraukite visus
Dalyvaujantieji susirinkime turėtų būti informuojami, kad turi peržiūrėti darbotvarkę ir pasiruošti aptarti kiekvieną joje išdėstytą klausimą. Jei tam, kad būtų galima pareikšti savo nuomonę, reikia kokių nors specialių duomenų, juos galima perteikti naudojant glaustas vaizdines priemones (pvz., diagramas arba dalomąją medžiagą) ir atsinešti į susirinkimą.
Raginkite diskutuoti, sukurkite atmosferą, kuriai esant žmonės galės reikšti savo nepritarimą nebijodami pajuokos ar keršto.
Jei reikia, galite žmonėms duoti išsinešti diagramų, schemų, kurios buvo paruoštos susirinkimui, kopijas. Išdalykite kopijas visiems, dalyvaujantiems susirinkime, kad galėtumėte padėti jiems aiškiai įsivaizduoti aptartą dalyką.
Tos kopijos taip pat gali būti naudojamos kaip medžiaga, leidžianti nuolat priminti aptartus dalykus. Vėliau susirinkimo dalyviai galės bet kada žvilgtelti į jas, kai tik prireiks.
Jei naudojama daug dalomosios medžiagos arba kitokios didelės apimties skaitomos medžiagos, padalykite ją gerokai iki susirinkimo, kad komandos nariai galėtų ją peržiūrėti. Per susirinkimą dėmesys turėtų būti skiriamas informacijai išplėsti, rodyti ir paaiškinti, o ne absoliučiai naujoms sąvokoms įvardyti, ypač techninės ir sudėtingos medžiagos.
Būdamas susirinkimo lyderiu užduokite klausimus, kurie skatintų diskusiją. Būkite pasiruošęs atsakyti į klausimus ir atremti ginčus. Jau verčiau tegul žmonės per susirinkimą būna karštakošiai, nei nuolat verda savo pačių problemų pragare.
Nebūkite dominuojančiu žmogumi susirinkime
Gusas G. per susirinkimus demonstravo puikybę ir išdidumą. Jis gyrėsi, kaip jo darbuotojai prisidėjo prie aptariamos užduoties įgyvendinimo. Jo darbuotojai, tiesą sakant, visiškai kitaip suvokė šiuos susirinkimus.
„Gusas pasako mums, ką planuoja daryti, tada paklausia mūsų, ar turime kokių nors idėjų. Kai kas nors mūsų ką nors pasiūlo, jis tuojau pat tai atmeta, kartais išjuokdamas žmogų, kažką pasiūlusį. Todėl paprastai sutinkame su jo nuomone.“ Taigi tokiu atveju niekas realiai nedalyvauja susirinkime.
Kontroliuokite plepius
Bradas yra vienas tokių žmonių, kurie bando dominuoti per susirinkimus. Jis visada turi ką pasakyti, paprastai tai nebūna svarbu. Dažnai jis tik paerzina kitus ir visada išblaško dalyvaujančiųjų susirinkime dėmesį.
Pateikiame kelis patarimus, kaip žmonės, kurie vadovauja susirinkimui, gali pabandyti nutildyti tokius kaip Bradas:
- Prieš susirinkimą pasiveskite tokį žmogų į šalį ir pasakykite jam: „Aš žinau, kad tau patinka bendradarbiauti per susirinkimus, ir man tai labai patinka, tačiau kai kurie žmonės irgi pageidauja išreikšti savo idėjas. Taigi suteikime jiems galimybę kalbėti, o mudu galėsime aptarti tavo klausimus po susirinkimo.“
- Jei Bradas vis tiek atkakliai siekia dominuoti per susirinkimus, palaukite, kol padarys pauzę, kad įkvėptų oro, kurią neišvengiamai padarys, ir greitai įsiterpkite sakydami: „Ačiū tau, Bradai, dabar paklausykime, ką pasakys Sju.“
- Informuokite, kad kiekvienas pasisakantis žmogus kalbėti apie savo idėjas gali tris minutes. Su kitais žmonėmis galite elgtis lanksčiai, tačiau turite būti griežti tokiems plepiams kaip Bradas.
Susirinkimą baikite pakiliai
Susirinkimo pabaigoje, aptarus visus darbotvarkės klausimus, susirinkimo vadovas turėtų apibendinti tai, kas buvo atlikta. Jei kurie nors komandos nariai per susirinkimą gavo užduočių, paprašykite, kad nurodytų, kaip jie suprato, paprašykite, kad nurodytų, kaip jie suprato, ką ir kada turės padaryti.
Taip susirinkimo vadovas bei jo dalyviai galės tarpusavyje aptarti per susirinkimą minėtus klausimus, ir ar viskas buvo teisingai suprasta.
Konspektuokite
Užsirašinėkite arba paprašykite susirinkimo dalyvio užrašyti tai, kas yra aptariama per susirinkimą, kad nekiltų neaiškumų dėl to, kas buvo nuspręsta. Turi būti išsamiai užrašoma tai, kas buvo kalbama susirinkime kiekvienu klausimu.
Po susirinkimo padalykite kopijas to, kas buvo sukonspektuota per susirinkimą, ne tik susirinkime dalyvavusiems žmonėms, bet taip pat ir žmonėms, kuriems gali turėti įtakos tai, kas buvo nuspręsta.
Konspektai bus kaip prisminimas dalyviams apie tai, kas buvo nuspręsta, taip pat kaip komunikacinė priemonė tiems, kurie nedalyvavo susirinkime.
Kitoje dalyje skaitykite apie kitų nuomonės nepritarimą išvengiant konfliktų bei savęs vertinimą.
Žilvinas Jogėla
