Praktikoje daugelis „kompiuterinių“ biuro darbų apsiriboja teksto redagavimu, įvairių skaičiavimus automatizuojančių lentelių sudarymu, prezentacijų ruošimu, elektroninio pašto tvarkymu.
Tačiau yra ir kitokias funkcijas atliekančių programų – į jų tarpą papuola ir naujausios „Microsoft Office“ versijos programa „OneNote 2010“. Ką naujo ir praktiškai naudingo galima rasti „OneNote 2010“?
Ar mėgstate užsirašinėti naudingą informaciją? Ar savo idėjas pasižymite ant laiškų vokų, lipnių lapelių, popieriaus gabalėlių ar net servetėlių? Teigiama, jog sistemingas užrašų vedimas yra gera praktika – gali pasirodyti, jog vienas šių paskubomis brūkštelėtų raštelių slėps atsakymą, kaip išspręsti kažkada ateityje jums iškilsiančią problemą. Tačiau jei to, ką užsirašėte, negalėsite surasti, gali būti, jog to konkretaus momento įkvėpimas nueis perniek.
Atsidarius pačiam pirmajam programos langui, vartotojui parodomas demonstracinis dokumentas, demonstruojantis esmines „elektroninės užrašų knygelės“ funkcijas
„Microsoft OneNote 2010“ iš esmės yra elektroninis patogios užrašų knygelės ekvivalentas. Tai – funkcionali programa, leidžianti „karpyti“ ekrano tekstą, nesudėtingai į užrašus perkelti interneto nuorodas arba norimą interneto turinį, skaitmeninius video, audio įrašus, straipsnius, brėžinius ir daugybę kitų dalykų. Vėliau viskas yra patalpinama į vieną duomenų bazėje, kurioje paprasta atlikti dominančių dalykų paiešką. Norintys išbandyti naujovės galimybes, jau dabar gali parsisiųsti nemokamą bandomąją programos "Beta" versiją ir įsidiegti ją savo kompiuteriuose.
Darbo pradžia
Programa pasižymi dideliu lankstumu – joje užrašus galima vesti pačiais įvairiausiais būdais. Kaip ir kitose „Office 2010“ programose, čia pagrindiniai darbo įrankiai išdėstyti įrankių juostoje „Ribbon“, kurioje naudojamos funkcijos grupuojamos ne tik pagal jų naudojimo dažnį, bet ir loginę atliekamų veiksmų seką.
Įrankių juosta „Ribbon“ veikia lygiai tokiu pačiu principu kaip ir kitose „Office 2010“ programose
Skirtingai nuo kasdienėje veikloje sutinkamo intensyvaus informacijos srauto, „OneNote“ saugomus užrašus bandoma „išgryninti“, atmetant tai, kas nereikalinga. Pavyzdžiui, galbūt šiuo metu jūs dirbate su tekstiniu dokumentu, lentele, prezentacija, arba galbūt rašote laišką arba naršote po internetą – ir kaip tik tuo metu prisimenate, jog prieš savaitę lankėte įdomų interneto puslapį. Panaudodami „OneNote“, greitai pasižymite šią mintį užrašuose, ir prie to sugrįžtate tik baigę savo pirminį darbą.
Užrašuose patalpintam tekstui galima suteikti norimą stilių – šrifto tipą, dydį ir t.t.
„Dock To Desktop“ funkcija leidžia patalpinti sumažintą programos langą kuriame nors ekrano šone – tada jis yra vaizduojamas kaip ir kompiuterio „užduočių juosta“ (angl. Taskbar). Tada užrašų vedimo funkcijomis galima naudotis gan sparčiai, nes „OneNote“ langas visada rodomas greta tos programos, kuria jūs naudojatės savo darbui. Tokiu būdu fiksuojamos informacijos išvaizdai paprastai nekeliami jokie standartizuoti reikalavimai, tačiau, jei mėgstate tvarką, kiekvieno raštelio antraštei galite suteikti norimą teksto stilių – panašiai kaip ir programoje „Word“. Tai supaprastina vizualinę informacijos paiešką.
„Dock To Desktop“ funkcija įjungiama per pagrindinį įrašo langą
Naudojantis "Dock to Desktop" įrankiu, automatiškai veikia vadinamoji “Linked notetaking" funkcija - tuomet užrašai susiejami, pavyzdžiui, su atversta skaidre "PowerPoint" prezentacijoje. Šią prezentaciją arba konkretų jos lapą galima peržiūrėti vėliau, paspaudus susietą nuorodą. Kitas darbo su susietosiomis nuorodomis galimybes aptarsime šiek tiek vėliau.
Įjungus „Dock To Desktop“ funkciją, „OneNote“ langas visada rodomas greta kitų vartotojo naudojamų programų
„OneNote 2010“ įdiegta nauja funkcija, leidžianti atkurti anksčiau ištrintus užrašus. Norint ja pasinaudoti, reikia pasirinkti meniu „Share“ grupę „History“ ir paspausti „Notebook Recycle Bin“ mygtuką. Atsidariusiame lange galėsite atsidaryti tuos užrašus, kuriuos norite atkurti ir išsaugoti.
„Notebook Recycle Bin“ funkcija leidžia atkurti ankstesnes įrašų versijas
Logiška tikėtis, jog geriausiai tarpusavyje bus integruoti būtent „Office“ produktai. Tiek iš „Word 2010“, tiek iš „PowerPoint 2010“ ar bet kurios kitos programos spausdinimo meniu „Print“ galima pasirinkti „spausdinimą“ tiesiai į programą „OneNote“. Tada visas dokumentas – toks, kaip jis atrodytų atspausdinus, yra perkeliamas į elektroninės užrašų knygelės lapą. Vėliau taip „atspausdintą“ dokumentą galima karpyti, turinį panaudoti kuriat kitus dokumentus arba perduodant turinį kitiems kartu su jumis dirbantiems asmenims.
Funkcija „Print To OneNote“ pasirenkama per meniu skyriuje „File“ esantį spausdinimo parametrų ir pirminės peržiūros langą „Print“
„Word“ dokumente esantis failas „atspausdintas“ į užrašinę
Darbas su nuorodomis susietais įrašais
„OneNote 2010“ įdiegta su konkrečiomis programomis susietų užrašų funkcija - „Linked Notes“. Šiuo metu ji veikia su „Word 2010“, „PowerPoint 2010“ ir „Internet Explorer 8" (ir vėlesnėmis šios naršyklės versijomis). Įsivaizduokite, kad rašote ataskaitą, ir norite peržiūrėti su ja susijusius užrašus, kuriuos užfiksavote darbo grupės susitikime. Tam tereikia pasirinkti „Word 2010“ meniu grupę „Review“ ir paspausti mygtuką „Linked Notes“. Šiam dokumentui skirtoms idėjoms surinkti naudota užrašų knygutė atsidaro automatiškai, o jos langas rodomas šalia tekstui redaguoti skirto lango. Beje, ši funkcija veikia tik su „OneNote 2010“, tad jei užrašų knygelė sukurta naudojant 2007 metais sukurtą programos versiją, ją teks konvertuoti į naujesnį formatą.
Nuorodos įterpimas nėra sudėtingas; vizualiai jos atrodo panašiai kaip ir naršyklės lange esančios tipinės internetinės nuorodos
Įjungus, pavyzdžiui, programą „Word“, su redaguojamu dokumentu susijusius užrašus galima rasti per meniu grupės „Review“ mygtuką „Linked Notes“
„OneNote 2010“ funkcijos taip pat yra integruotos ir elektroninio pašto valdymo programoje „Outlook 2010“. Pavyzdžiui, galima vedamus užrašus susieti su tam tikra programoje „Outlook“ publikuota užduotimi – susiejimas lygiai taip pat galioja ir atvirkštine kryptimi.
Su elektroninio pašto valdymo programa susietas užduotis (Tasks) galima įterpti per meniu juostos „Home“ grupės mygtuką „Outlook Tasks“
Užduoties įrašą programoje „Outlook“ pasiekti galima tiesiai iš „OneNote“
Užrašų paieška
„OneNote 2010“ paieškos funkcijos yra išties plačios. Programa paiešką gali vykdyti bet kokio turinio įrašuose – įskaitant video, įterptus objektus ir t.t. Paieškos navigacijos laukas atsiranda vos tik pradėjus rašyti ieškomą žodį ar frazę – jame parodomi visi užrašai, kurie atitinka paieškos kriterijus.
Žodžių ir frazių paieška vykdoma realiu laiku; paiešką atitinkančios vietos pažymimos gelsvos spalvos fonu (žymėjimo spalvą galima keisti)
Į „OneNote 2010“ įkeltos nuotraukos ar virtualiai atspausdinto dokumento tekstą programos paieškos posistemė sugeba atpažinti; vykdant paiešką, parodomos iliustracijos, kuriose užfiksuotas ieškomas terminas. Tiesa, funkcija veikia tik tam tikru tikslumu, tad šimtu procentų pasitikėti tokia galimybe nereikėtų
Darbas komandoje
“OneNote" numatyta galimybė elektroninės užrašų knygutės turinį peržiūrėti ar net redaguoti iš karto keliems žmonėms. Pagal specialias žymes galima nesunkiai atsekti, kas padarė pakeitimus, kokie jie ir kada buvo padaryti. Tokiame informacijos rinkinyje duomenų ieškoti galima ir pagal autorių arba versijas. Visi tokiam darbui reikalingi įrankiai patalpinti įrankių juostos grupėje „Share“. Pats elektroninės užrašų knygutės duomenų bazės failas gali būti saugomas tiek kurio nors vieno autoriaus kompiuteryje arba kokioje nors vietiniame kompiuterių tinkle esančioje duomenų saugykloje (šiais atvejais bendraautoriai turi turėti galimybę pasiekti failą per tinklą), arba internete, panaudojant internetinę duomenų saugyklą „Windows Live SkyDrive“ (sukūrus „Windows Live“ vartotojo sąskaitą).
Keliems bendraautoriams pasiekiamą dokumentą galima talpinti keliose vietose – kurio nors autoriaus kompiuteryje, kompiuterių tinklo duomenų saugykloje arba internetinėje saugykloje „Windows Live SkyDrive“
Tuo atveju, kai daugelio autorių redaguojama užrašinė, atskiriems autoriams galima suteikti tam tikras teises – peržiūros, redagavimo ir panašiai. Pasinaudojant „Page Versions“ įrankiu, galima patikrinti, kokie padaryti užrašuose saugomos informacijos pakeitimai ir, jei reikia, atšaukti vieno ar kito autoriaus padarytas korekcijas. Informacijos papildymai arba pakeitimai su pagrindine dokumento versija sinchronizuojami automatiškai.
Kai “OneNote 2010“ užrašai yra redaguojami kelių autorių, kiekvienas jų gali peržiūrėti ankstesnes talpintos informacijos versijas. Tuo atveju, jei padaroma kokia klaida ar aptinkamas kitoks neatitikimas, reikiamą informacijos fragmentą galima atkurti iš ankstesnių versijų
Apibendrinimas
Akivaizdu, kad kuriant “OneNote 2010“, kompanijos „Microsoft“ inžinieriai tikrai įdėjo daug darbo. Elektroninis užrašų vedimas funkcionalumo požiūriu yra labai siaura sritis, tad šį programinį įrankį naudoti galėtų trijų tipų žmonės – 1) tie kurie mėgsta rūšiuoti informaciją ir ją visomis progomis talpina užrašuose; 2) tie, kurių darbo specifika reikalauja dažnos informacijos analizės, atnaujinimo ir komandinio darbo virtualioje erdvėje; 3) tie, kurie mėgsta išbandyti įvairias technines naujoves. Verta atkreipti dėmesį, jog norint išnaudoti visas „OneNote 2010“ galimybes, reikės šiek tiek laiko ir įpratimo. O galutinis atsakymas į klausimą „naudoti ar nenaudoti šią programą“ – kaip ir kitų „Office 2010“ programų atveju – skonio ir mados dalykas. Susidomėjusiems programa priminsime, jog "Office 2010" versiją galima išbandyti nemokamai, o po to jau bus galima savarankiškai nuspręsti, patinka ji ar ne.
