Įmonės darbinė instrukcija reikalinga, bet tam, kad ji teiktų naudos, ji turi būti trumpa, aiški, suprantama ir prieinama, teigia UAB „Ekonominės konsultacijos ir tyrimai“ direktorius Gintas Umbrasas.
Ar įsteigus įmonę darbinės instrukcijos būtų vienas iš starto variantų, ar visa tai turėtų atsirasti paskiau?
Gyvenimo patirtis rodo, kad visos jaunos įmonės nepradeda nuo instrukcijų. Kaip bebūtų keista, instrukcija dažniausiai nėra tas įrankis, kuris didina darbo efektyvumą, bet yra tas įrankis, kuris kai kam leidžia pasiteisinti, ko jis neturėjo daryti kokioje nors ginčinėje situacijoje ar net teisinėje situacijoje. Kol įmonė jauna ir kol viskas vyksta remiantis entuziazmu, tai ne pirmo būtinumo instrumentas.
O kada pradėti tas instrukcijas rašyti?
Tai yra brandos ir tam tikro dydžio įmonės. Aišku, jei jūs turite koncerną, kuris nori vykdyti vieningą politiką dešimtyje ar dvidešimtyje įmonių, jei turite darbus, kurie labai stipriai susiję su darbo sauga, tai darbinės instrukcijos yra dažnai būtinos vien dėl to, kad mus tai daryti verčia įstatymas.
O jeigu įmonė maža, vidutinė?
Tada daugeliu atveju turi suprasti, kad, jeigu yra procesų sistema, kai yra mažos ir trumpos instrukcijos, kurios aiškiai pasako, ką turi daryti ir tu aiškiai ir greitai gali surasti tokį dokumentą – kodėl gi ne. Tai įveda aiškumo, priverčia žmones greičiau adaptuotis, jei instrukcijos aiškios. Dažniausiai problema yra tame, kad aiškią ir trumpą instrukciją parašyti labai sunku.
Kas ją turi rašyti: samdoma įmonė ar įmonės darbuotojai?
Paprastai tokius dalykus geriau rašo žmonės iš išorės vien dėl vienos aplinkybės, kad jie nėra suinteresuoti ginti kokią nors vieną pusę ir jie yra objektyvesni, išskyrus vieną atvejį, kada rašantysis, norėdamas pateisinti savo darbą ar laiką gali labai stipriai biurokratizuoti šį dalyką. Mes turime tokių žmonių, ypač senesnės kartos, kurie vaizduoja, kai tas norminis dokumentas yra geras tada, kai jis turi 6,7 ar 20 lapų. Tokio dokumento tada niekas neskaito ir niekas juo nesivadovauja. Tad šiais laikais instrukcijų ar pareigybių aprašymų nebegalime vertinti kaip popierinių dokumentų, kurie gali egzistuoti kaip pavieniai. Visa ta turi būti elektroninėje erdvėje, nes tik ten sugebame greitai prieiti prie tų dokumentų ir laiku bei vietoj paskaityti.
Parengė Ieva Kazlauskaitė
