Pagrindinis uždavinys, su kuriuo dabar susiduria beveik kiekviena įmonė, – veikloje daromų kaštų taupymas. Šis esminis klausimas kiekvienoje įmonėje sprendžiamas labai individualiai.
Vienos įmonės jį sprendžia profesionaliai ir sėkmingai, kitos – mėgėjiškai (neretai tiesiog buitiškai) ir todėl dažnai nesėkmingai. Tačiau ir pirmosios, ir antrosios sunkiausiai sprendžia įmonės bei jos padalinių vykdomos veiklos administravimo (kitaip sakant, vadybos) bei kitų savo esme bendrųjų kaštų optimizavimo klausimus.
Kiekvienoje įmonėje gana daug (neretai ir daugiausia) daromų išlaidų yra akivaizdžiai susijusių su įmonės gaminama produkcija ar teikiamomis paslaugomis. Tokios išlaidos tvarkomos santykinai lengviausiai, nes visuomet galima gana pagrįstai pasakyti, kiek ir kokių medžiagų, darbo užmokesčio bei kitokių išlaidų reikia tam, kad būtų pagamintas tam tikras kurios nors produkcijos kiekis arba suteiktos tam tikros paslaugos. Iš esmės šiuo atveju dažniausiai tiesiog sprendžiamas klausimas, kaip pigiausiai įsigyti produkcijai pagaminti ar paslaugoms suteikti reikalingus išteklius, kitaip sakant, kaip surasti pigiausiai reikiamas medžiagas tiekiantį tiekėją, pasamdyti reikiamos kvalifikacijos darbuotojus ir t. t.
Suprantama, tai irgi nėra labai lengvai sprendžiami klausimai, tačiau tokiais atvejais bent jau aišku, ką ir kaip reikia daryti. Prekybinės veiklos kaštus minimizuoti arba optimizuoti jau yra gerokai sudėtingiau, nes prekių pardavimas priklauso ne tik nuo pačios įmonės pastangų, bet ir nuo rinkoje esančios paklausos. Tad šiuo atveju racionaliai įvertinti, kiek ir kokių reklamos bei pardavimo kaštų reikia padaryti norint parduoti tam tikrą įmonės pagamintų (ar pirktų siekiant perparduoti) prekių kiekį, dažnai būna neįmanoma. Aišku, ir prekybinėje veikloje kai kurios išlaidos, pavyzdžiui, už prekių pardavimą prekybos tarpininkams komisiniais pagrindais, gali būti daugiau ar mažiau pagrįstai įvertinamos, tačiau nemažai išlaidų, pavyzdžiui, reklamos, pagrįstai susieti su parduotinų prekių kiekiu vargu ar pavyks.
Tą patį galima pasakyti apie įmonės bei jos padalinių veiklos administravimo ir kitus bendruosius kaštus, reikalingus ne konkretiems produktams pagaminti ar jiems parduoti, bet tam tikroms bendroms visos įmonės mastu funkcijoms atlikti. Visų savo esme bendrųjų kaštų (nesusijusių su konkrečių prekių gamyba ar jų pardavimu) dydžio pagrįstumo įvertinimas yra problemiškas būtent dėl to, kad šie kaštai neturi tiesioginio ryšio su produktais. Aptariamai kaštų grupei priklauso gamybinės veiklos vadybos ir kiti tiesiogiai nesusiję su konkrečių produktų gamyba kaštai, prekybinės veiklos vadybos ir kiti nesusiję su konkrečių prekių pardavimu kaštai bei galiausiai įmonės bendrąsias ir administracines funkcijas vykdančių padalinių (įmonės vadybos aparato, buhalterijos, juridinio skyriaus ir kt.) veiklos kaštai. Tokio pobūdžio kaštų sumos dažnoje įmonėje gana nemažos, tad ir jų optimizavimo (kitaip sakant, didžiausios naudos iš daromų kaštų siekimas ir nenaudingų kaštų atsisakymas) klausimas yra taip pat reikšmingas.
Aptartų išlaidų optimizavimo klausimai įmonėse gali būti sprendžiami įvairiai, tačiau visais atvejais laikomasi tam tikrų bendrų principų. Svarbiausia, ko šiuo atveju reikia, tai pasiekti, kad būtų visiškai aišku, kurios išlaidos kokiai konkrečiai veiklai daromos. Kartu, be abejo, reikia kuo tiksliau nustatyti ir kiekvienos įmonėje vykdomos veiklos tikslus bei siekiamus rezultatus. Turime omenyje ne tik pajamas uždirbančias veiklas. Juk įmonėje vykdoma daugybė įvairiausių pagalbinių ir bendrųjų veiklų, susijusių tiek su pagrindiniais įmonės padaliniais, vykdančiais gamybinę bei prekybinę veiklą, tiek ir su kitais padaliniais, vykdančiais kitas veiklas, kurios irgi ne mažiau reikalingos įmonei sėkmingai funkcionuoti. Apsibrėžus visas savarankiškas įmonėje vykdomas veiklas svarbu užtikrinti, kad kiekvienai veiklai vadovautų tinkamas darbuotojas, kuris būtų atsakingas ir už tai veiklai keliamas užduotis, ir už toje veikloje daromas išlaidas. Kitaip tariant, įmonėje būtina suformuoti atsakomybės centrus, kurie būtų atsakingi už tam tikrą veiklą ir jos rezultatus. Atliekant visų įmonėje vykdomų veiklų esminę reviziją, be kita ko, neretai apsivaloma ir nuo įmonei iš esmės nereikalingų veiklų, o kartu ir nuo jose daromų įmonės sėkmei visiškai nereikalingų (kitaip sakant, nenaudingų) išlaidų.
Toks veiklų nustatymas įmonėje atliekamas ir vadybos struktūroje (suformuojant už veiklas atsakingus atsakomybės centrus), ir vadybos bei kaštų apskaitoje, parengiant pastarąją registruoti ir kaupti daromas išlaidas pagal nustatytas veiklas. Visa biudžetų sistema taip pat turi būti orientuota į įmonėje išskirtas veiklas, t. y. kiekvienai savarankiškai veiklai reikalingi atskiri biudžetai, už kurių įvykdymą irgi atsakingi tų veiklų (joms skirtų atsakomybės centrų) vadovai. Kad aptariama sistema veiktų efektyviai, būtina įvykdyti dar vieną svarbų dalyką.
Kiekvienos veiklos kaštai turi būti priskiriami tiems objektams (veikloms, padaliniams, projektams ir kt.), su kuriais ta veikla susijusi. Tokį išlaidų priskyrimą turi daryti ne įmonės planavimo ir kontrolės skyrius, buhalterija ar kitas ekonominis padalinys, tačiau kiekvienas tam tikrą veiklą vykdantis pats atsakomybės centras. Esmė ta, kad kiekvieno atsakomybės centro darbuotojai už savo atliktus darbus bei juos darant patirtas išlaidas išrašo atitinkamus vidinius dokumentus – vidines sąskaitas. Savaime suprantama, tokių dokumentų išrašymas ir jų perdavimas gavėjams turi būti visiškai kompiuterizuotas, kad darbuotojai ir padaliniai nebūtų užversti kalnais popierių.
Pagal tokias už atliktus darbus išrašytas vidines sąskaitas atsakomybės centrai priskiria savo kaštus tiems padaliniams ar projektams, kurie iš jų gavo paslaugas ar materialius produktus. Atsakomybės centro atliktų darbų užsakovai ir gavėjai turi prisiimti jiems priskirtus kaštus už atliktus darbus ar suteiktas paslaugas. Prisiimdami priskirtus kaštus jie taip pat įvertina ir jų pagrįstumą, nes tokie kaštai numatyti biudžetuose, o be to, motyvacijos sistema parengta taip, kad skatintų padalinius taupyti kaštus ir neprisiimti iš kitų padalinių daugiau kaštų, nei iš tikrųjų reikalinga. Taip įgyvendinama vadinamoji horizontalioji kontrolė, kai visų įmonėje atliekamų darbų ir jų kaštų kontrolę atlieka ne aukščiausieji vadovai (vykdydami vertikaliąją kontrolę), bet pačių atsakomybės centrų vadovai ir jų darbuotojai. Iš esmės būtent taip įmonėse ir yra įgyvendinama viena pažangiausių matricinė vadybos organizavimo forma.
Suprantama, tokia sistema efektyviai veikia tik esant tinkamai darbuotojų motyvacijai, kai kiekvienas atsakomybės centras, kaip minėta, stengiasi neprisiimti nepagrįstai didelių kaštų iš kitų atsakomybės centrų, kurie atliko jam kokius nors darbus ar suteikė paslaugas. Toks vienų veiklų (padalinių) kaštų perdavimas kitoms veikloms (padaliniams) skirtingose įmonėse techniškai gali būti vykdomas skirtingai. Atsižvelgiant į pasirinktą būdą skirsis ir minėtais tikslais surašomų dokumentų kiekis, ir rengiamų vidinių ataskaitų nomenklatūra. Geriausia, kai tokius dalykus įmonėse pasiseka įgyvendinti kuo paprastesniais būdais, be reikalo neinvestuojant ir į brangias kompiuterių programas.
Įgyvendinus šią sistemą visų vykdomų veiklų kaštai laipsniškai išgryninami ir optimizuojami, nes vadovai gauna informacijos ne tik apie tai, kokio dydžio yra tam tikros veiklos išlaidos, bet ir apie tai, kam konkrečiai tos išlaidos panaudojamos. Gavus tokią informaciją galima priimti racionalius sprendimus, ar konkretiems tikslams skirtos vienos ar kitos išlaidos yra tikrai prasmingos ir tikslingos.
Tam tikrose veiklose daromos išlaidos, kurių tas veiklas vykdantys darbuotojai negali priskirti jokiam konkrečiam vartotojui (padaliniui ar projektui), ir yra savo esme tikrosios bendrosios išlaidos. Jos yra svarbios tuo, kad yra reikalingos, tačiau jų dydžio pagrįstumą įvertinti itin sudėtinga. Tais atvejais, kai atsakomybės centrai priskiria savo kaštus konkretiems objektams, priskirtų kaštų dydį pagrįsti yra gerokai lengviau, nes juos galima lyginti su atliktų tam tikrų darbų ar paslaugų apimtimi ir kokybe.
Tačiau jokiam konkrečiam vartotojui nepriskirtinos išlaidos dažnai būna abejotinos, nes jų pagrįstumo nėra kam įvertinti – joks konkretus vartotojas tų išlaidų (ir atitinkamų darbų) nepriima. Todėl tokiais tikraisiais bendraisiais kaštais iš esmės turi užsiimti įmonės aukščiausi vadovai, siekdami juos optimizuoti. Jie taip turi daryti, nes tik jų valioje yra, pavyzdžiui, atleisti ir priimti naujus padalinių vadovus, kelti jiems tam tikras užduotis ir pan.
Bet juk, tiesą sakant, kai nuo vadovų pečių nukrinta atsakomybė už pagrindinę įmonės išlaidų dalį (jos valdomos įgyvendinus minėtą horizontaliąją kontrolę), su likusia ganėtinai nedidele kaštų dalimi susitvarkyti gerokai paprasčiau, ar ne?
Valdas JAGMINAS, bendrovės „Pačiolis“ auditorius
