Dažnas vadovas ar vadybininkas darbo užduotis, susitikimus, skambučius ir kitą svarbią informaciją užsirašo į savo darbo kalendorių ar kompiuteryje sukuria ir nuolat atnaujina specialų failą. Taip pat naudojasi ir elektroniniais kalendoriais, kuriuose esama informacija galima dalytis su kitais komandos nariais.
Nors toks būdas kontroliuoti veiklą iš pirmo žvilgsnio atrodo efektyvus, vis dėlto jis nėra veiksmingas. Užrašinėse pamirštama perrašyti neatliktas užduotis, o kalendorius, taip pat ir elektroninis, pasislinkus datoms neberodo ankstesnių įvykių. Kai kurie dar bando naudotis elektroninio pašto priminimo funkcijomis, tačiau ir jos nėra geriausias būdas valdyti informacijos srautus, nes dėl šios gausos netrukus pasiklystama. Dažnas gali prisiminti atvejus, kai pamiršo paskambinti klientui ar pavėlavo atlikti užduotį, nes niekas apie tai nepriminė. To galima išvengti atsisakius įprastų priemonių ir įdiegus įmonės išteklių planavimo (angl. – ERP, Enterprise Resource Planning) sistemas. Įmonės jas pasitelkia ne tik pardavimo srityje klientų duomenų bazėms kaupti, pardavimams planuoti ir užsakymams valdyti, bet ir gamybai, projektams, pirkimams planuoti bei kontroliuoti. Šiuolaikinės ERP sistemos veikia kaip lentos, kur nurodytos užduotys, kurias galima lengvai perkelti ir matyti jų įgyvendinimo eigą. Šiuolaikinės sistemos pranašumas – galimybė visiems susijusiems darbuotojams matyti esamas užduotis ir kompiuterio monitoriuje, ir planšetėje, ir išmaniajame telefone bei kontroliuoti, kad nebūtų vėlavimų jas įgyvendinant. ERP sistemą įdiegę vadovai nebegaišta laiko aiškindamiesi, ką turi atlikti jų darbuotojai, o skiria dėmesį susidariusioms problemoms spręsti.
Darbą taip pat palengvina galimybė elektroniniu paštu gaunamas žinutes susisteminti automatiškai ir paskirti jas vykdyti atitinkamiems darbuotojams. Integruotas kalendorius, kuriame galima matyti savo ir kolegų darbotvarkes, taip pat tampa pagalbininku organizuojant bendrą komandos darbą, planuojant susirinkimus, nustatant užduotis ir jų įgyvendinimo terminus. „Integruoti sprendimai išstumia tradicines priemones: kalendorius, užrašines ir įprastines CRM sistemas, nes naujieji įrankiai leidžia skirti pagrindinį dėmesį geriausiems sandoriams, valdyti visus veiksmus dirbant su klientu: susirašinėjimą elektroniniu paštu, skambučius, susitikimus ir komercinių pasiūlymų rengimą bei siuntimą“, – sako Tomas Parnarauskas, „Odoo“ produktui atstovaujančios „NOD Baltic“ vadovas. Pasak T. Parnarausko, pasirinkus tinkamą įrankį automatizuotai galima kontroliuoti įvairiausius procesus: nuo rinkodaros iki finansų, nuo pardavimų iki sandėlio ar automobilių parko valdymo. Todėl nelieka pamirštų klientų ir mažėja vėlavimų. Be to, lengviau valdomi procesai ir aiškios užduotys mažina darbuotojų patiriamą stresą, o dėl to gerėja klientų aptarnavimas.
