Tikra tiesa, kad kas valdo informaciją, tas valdo viską. Ši taisyklė visiškai tinka vadybos procesams, kai vadovai priima vienokius ar kitokius sprendimus dėl įmonėje vykdomų veiklų. Jų sprendimus lemia ne kas kitas, bet turima informacija.
Klausimas – iš kur jie tą informaciją gauna? Atsakymas – daugiausia jos gauna iš įmonės apskaitos sistemos. Antras dar svarbesnis klausimas – ar gauna kokybišką informaciją? Atsakymas – dažnai (pernelyg dažnai) vadovų gaunama iš įmonių apskaitos sistemų informacija yra nekokybiška. To rezultatas – nekokybiški vadybos sprendimai, kurie ilgainiui įmonę priveda prie bankroto.
Kad efektyvi vadyba be tinkamos informacijos yra neįmanoma, nereikia net įrodinėti. Tai visiems savaime suprantama. Daugiausia informacijos apie įmonės ir jos padalinių vykdomą veiklą, kurios reikia vadovams, yra formuojama vienokiomis ar kitokiomis apskaitos priemonėmis. Apskaitos sistema – sudėtingas ir nevienalytis dalykas. Todėl pirmiausia būtina aiškiai atskirti finansinę apskaitą ir vadybos kaštų apskaitą (kalbėti apie mokesčių apskaičiavimo tikslais vedamą apskaitą šiuo atveju iš viso nėra prasmės). Finansinė apskaita įmonėse vedama vien todėl, kad ją įpareigoja vesti valdžia. Ir pagrindinis jos tikslas – per periodiškai rengiamą įmonės finansinę atskaitomybę informuoti savininkus, tam tikras valdžios institucijas ir kreditorius apie tai, kiek įmonė turi turto, kokios jos skolos ir kaip pelningai jai sekasi vykdyti savo veiklą, t. y. kiek ji per ataskaitinius metus uždirbo pajamų ir patyrė sąnaudų. Visa ši informacija suformuota tokiu būdu, kad ją galima panaudoti tik bendriems sprendimams, pavyzdžiui, sprendžiant dėl investavimo į įmonės veiklą. Kitaip sakant, apie finansinės apskaitos informacijos panaudojimą priimant konkrečius vadybos sprendimus dėl įmonės veiklos nereikia net kalbėti. Ne tam ji skirta ir nereikia iš jos norėti daugiau, nei ji gali duoti.
Visai kas kita yra vadybos ir kaštų apskaita (dar vadinama antrąja buhalterinės apskaitos puse). Ji specialiai sukurta tenkinti įmonių vadybos darbuotojų informacinius poreikius. Ši apskaita nereglamentuojama nei valstybės, nei tarptautiniu mastu ir neprivaloma, tad įmonės ją veda savo iniciatyva tam, kad jų vadovai gautų visą jiems reikalingą informaciją apie įmonėje vykstančius veiklos procesus. Dėl to, kad ši apskaita neprivaloma ir nereglamentuojama, dauguma buhalterių jos nemoka. Ir tuomet įmonėse prasideda tokie dalykai, kai vadovai iš buhalterių tikisi, kad jie pateiks konkretiems klausimams spręsti reikalingą informaciją ir, savaime suprantama, pateiks ją teisingą. Tačiau buhalteriai paprasčiausiai nesugeba to padaryti dėl kvalifikacijos stokos. Jie tuomet pateikia vadovams ne tai, ko pastarieji nori, bet paprasčiausiai tai, ką sugeba pateikti. Deja, bet dažniausiai vadovams tai būna arba nenaudinga, arba juos klaidinanti informacija (tik vadovai patys nežino, kad gauna klaidingą informaciją).
Taigi apskaita yra sudėtingas dalykas, ir ją vertinti reikia labai rimtai, ypač vadovams. Visiškai neatsakinga numoti į visa tai ranka ir manyti, kad tai vien buhalterių reikalas – tegul eina sau ir tvarkosi, kaip jiems reikia. Patys vadovai dėl to galiausiai skaudžiai nukenčia, negaudami tokios informacijos, kokios jiems reikia arba, kas dar blogiau, kaip minėta, gaudami klaidingą informaciją. Ja vadovaujasi ir priima galbūt visam verslui gyvybiškai svarbius sprendimus, net neįtardami, kad ji klaidinga. O juk, pavyzdžiui, sprendžiant klausimą dėl kokių nors prekių tolesnės gamybos (jos plėtojimo ar galbūt nutraukimo), labai svarbu apskaičiuoti teisingą tų prekių savikainą. Priešingu atveju, jeigu prekių, dėl kurių ateities reikia priimti sprendimą, savikaina bus apskaičiuota pernelyg didelė arba priešingai – ji bus nepagrįstai sumažinta – vadovai bus suklaidinti. Jie priims atitinkamą sprendimą pagal klaidingą informaciją (šiuo atveju – klaidingai apskaičiuotą prekių savikainą) ir po kurio laiko pamatys, kad tokio sprendimo padariniai bus visai kitokie, nei tikėjosi. Tad norėdami išvengti tokių dalykų, vadovai noromis nenoromis turi domėtis ir jų įmonėse esančiomis apskaitos sistemomis bei su jomis dirbančių darbuotojų kvalifikacija.
Įmonėse taikomos labai įvairios vadybos ir kaštų apskaitos sistemos. Jų įvairovė tokia didelė dėl to, kad kiekvienai įmonei reikalinga geriausiai jos poreikius atitinkanti apskaitos sistema, kuri kiekvienoje įmonėje būna individuali ar net unikali. Tačiau būtent tai ir sukelia problemų. Tinkamiausią apskaitos sistemą turi susikurti pati įmonė. Kaip minėta, niekas nereglamentuoja (to paprasčiausiai ir negali padaryti), kokia vadybos ir kaštų apskaitos sistema reikalinga vienoje ar kitoje įmonėje. Taigi, kokią sistemą įmonė pasirengs, priklauso tik nuo įmonėje dirbančių apskaitos specialistų kvalifikacijos, nors dažnai tokiais atvejais samdomi ir šios srities konsultantai, kurie pataria, ką ir kaip reikia daryti. Jeigu konsultantai nesamdomi, visą apskaitos sistemą nuo pradžios iki pabaigos kuria įmonės specialistai. O kokios kokybės sistemą jie sukuria – paaiškėja ne iš karto. Tam turi praeiti daugiau laiko, per kurį išryškėja visi sukurtos vadybos ir kaštų apskaitos sistemos trūkumai. Kadangi vadovai patys apskaitos žinių dažniausiai neturi arba turi jas tik minimalias, jie niekaip negali įvertinti nei savo buhalterių turimos kvalifikacijos (ar ji pakankama tokiam darbui, ar ne), nei sukurtos apskaitos sistemos kokybės. Taigi jie visiškai priklausomi nuo jų vadovaujamose įmonėse dirbančių apskaitos specialistų.
Nereikia galvoti apie tai, kad buhalteriai gali elgtis nesąžiningai, formuodami ir teikdami vadovams jų užsakytą apskaitos informaciją, pavyzdžiui, kaip nors sąmoningai ją iškraipydami. Problema kita – dažnai buhalteriai net neįtaria, kad egzistuoja specialios apskaitos metodikos, leidžiančios teisingai apskaičiuoti gaminamų ir parduodamų produktų savikainą, teisingai nustatyti atliekamų įmonėje darbų sąnaudas bei formuoti kitą vadovams svarbią informaciją apie įmonės vykdomą veiklą. Tokie buhalteriai remiasi turimomis žiniomis, kurios neretai būna suformuotos sovietų laikais apskaičiuojant produkcijos savikainą planinės ekonomikos sąlygomis ir visiškai bevertės šiais laikais – tai dažna situacija tarp vyresnių buhalterių. Arba, kas yra dar blogiau, – neturėdami tinkamų žinių bando daryti taip, kaip jiems atrodo, neretai pasitardami su ne ką daugiau išmanančiais kolegomis, ir galiausiai „pridirba“ nežinia ką. Vienintelė racionali išeitis yra įmonėje dirbančių apskaitos darbuotojų, kuriems pavesta tvarkyti vadybos ir kaštų apskaitą, kvalifikacijos kėlimas. Kai kurie vadovai labai klysta, pagailėdami darbuotojams mokyti reikalingų pinigų ir manydami, kad darbuotojo kvalifikacijos kėlimas yra vien tik jo paties asmeninis reikalas. Jie remiasi paprasta logika: „Jeigu aš tau moku atlyginimą už darbą, tai tu savaime privalai būti kvalifikuotas ir turi tai padaryti tinkamai.“ Tai teisinga, bet tik iš dalies. Juk kaip dirbs įmonės darbuotojai (šiuo atveju – tvarkantys vadybos ir kaštų apskaitą), kokią informaciją jie teiks įmonės vadybos aparatui, nuo to priklausys visos įmonės veiklos sėkmė.
Suprantama, tokiais atvejais labai praverčia konsultantai, gerai išmanantys vadybos ir kaštų apskaitą bei turintys didelę darbo su įvairiomis įmonėmis patirtį. Tačiau geriausia, kai jų samda remiasi į konsultacijų teikimą sudėtingesniais šios apskaitos metodikos kūrimo ir diegimo klausimais, o pagrindinius darbus vis tiek atlieka patys įmonės specialistai. Tai logiška, nes juk ekspertai taip gerai neįsigilins į įmonės problematiką ir specifiką, kaip kad ją išmano joje dirbantys darbuotojai. Be to, išėjus ekspertams, reikės dirbti ir tobulinti sukurtą apskaitos sistemą nuolatos. Tad daug geriau tai gebėti atlikti patiems, nei už kiekvieną piršto krustelėjimą mokėti konsultantams. O tam šioje srityje dirbantys įmonės darbuotojai irgi turi būti gana kvalifikuoti, kad galėtų veiksmingai spręsti minėtas užduotis.
Labai svarbus įmonėms klausimas yra vadybos ir kaštų apskaitos sistemos sukūrimo, įdiegimo bei nuolatinio palaikymo sąnaudos. Juk, be kita ko, šią apskaitą reikia vesti kompiuterizuotai, naudojant vienokią ar kitokią kompiuterių programą. Šiuo atveju svarbu žinoti, kad apskaita, kaip ir bet kuris kitas dalykas, gali kainuoti labai brangiai, o naudos (naudingos informacijos) duoti palyginti mažai. Tačiau lygiai taip pat vadybos ir kaštų apskaita įmonėje gali būti vedama palyginti nebrangiai, tačiau naudą duoti didžiulę, nes dažnai ir su nebrangiai kainuojančiomis apskaitos sistemomis pavyksta gauti teisingą ir svarbią vadovams informaciją. Čia irgi labai daug kas priklauso nuo apskaitos darbuotojų kvalifikacijos. Nekvalifikuoti darbuotojai su galingomis programomis gali pridaryti labai daug blogybių, o kvalifikuoti specialistai su nebrangiomis ir paprastomis sistemomis sugebės duoti neįkainojamą naudą. Todėl neverta aklai žavėtis kokiomis itin galingomis ir dažnai itin brangiomis kompiuterinėmis apskaitos sistemomis ir pasitikėti, kad jas įdiegus viskas, ko reikia, iš karto atsiras. Gerokai racionaliau investuoti į apskaitos darbuotojų kvalifikaciją, nes tai tikrai atsipirks – ir dar greičiau nei investicijos į kompiuterines sistemas.
Valdas JAGMINAS, bendrovės „Pačiolis“ auditorius
