Projektų valdymas: vykdyti planą ar jį keisti atsižvelgiant į situaciją?
Didžiausias Agile metodikos skirtumas nuo tradicinių projektų valdymo būdų (Waterfall ir Lean) – tai prisitaikymas prie pokyčių projekto įgyvendinimo metu. Pasirinkus Agile metodologiją, visas projektas yra skaidomas į trumpesnius etapus/sprintus su skirtingais tikslais ir uždaviniais. Kiekvieno sprinto metu komanda glaudžiai bendradarbiauja kartu ir ieško geriausių sprendimų projekto darbams įgyvendinti. Pasibaigus sprintui ir atlikus numatytas užduotis, produktas/paslauga yra pristatomas klientui. Taip gaunamas grįžtamasis ryšys, kuris suteikia progą atlikti pakeitimus artėjančiame naujame sprinte. Būtent tai verslui leidžia išvengti brangiai kainuojančių klaidų, produktą klientui pristatyti laiku ir aukščiausios kokybės. Tuo tarpu taikant tradicinį projektų valdymo metodą – projekto eigoje iš anksto sudėliotas planas nėra keičiamas, o tai neretai sukelia nesklandumų. Jeigu klientas lieka nepatenkintas galutiniu rezultatu, tenka taisyti produktą/paslaugą. Taip papildomai eikvojami tiek materialiniai, tiek žmogiškieji resursai.
Kodėl versle svarbu lankstumas?
Gebėjimas greitai prisitaikyti – vienas didžiausių bet kokio verslo privalumų. Geriausiai tai įrodė pastarieji metai – prie ribojimų ir pakitusio gyvenimo būdo nesugebėję prisitaikyti verslai žlugo, o nebijančios keistis įmonės išliko rinkoje ir toliau sėkmingai siekia pirmaujančių pozicijų. Agile – tai vienas iš projekto valdymo būdų padedančių išlikti lanksčiu ir konkurencingu.
Verslai, taikantys Agile metodiką, suskirsto projektą dalimis, nes taip lengviau jį valdyti, o, esant poreikiui, galima lanksčiau ir greičiau reaguoti į pokyčius. Ši metodika moko į kiekvieną pokytį žvelgti kaip į galimybę, suteikiančią postūmį pasiekti geresnių rezultatų. Lankstumas verslui padeda kovoti su konkurentais ir atrasti kitokių plėtros galimybių bei naujų augimo būdų. Taip pat ši savybė suteikia progą įgyvendinti projektus daug pigiau ir efektyviau, o susidūrus su netikėtais iššūkiais – lengviau juos įveikti. Dėl reagavimo į pokyčius ir lankstaus prisitaikymo Agile metodika taikoma įvairiuose verslo sektoriuose – nuo informacinių technologijų, reklamos ar elektroninės komercijos iki finansų ar net švietimo. Bene dauguma verslo sektorių, taikančių šią metodiką, stengiasi įgyvendinti Agile transformaciją – visos organizacijos perėjimą prie lankstaus požiūrio, kurio tikslas yra sukurti kūrybiškumą ir naujoves skatinančią aplinką. Ši transformacija taip pat apima nereikalingų valdymo sluoksnių sumažinimą ir darbuotojų įgalinimą. Transformacija – sudėtingas procesas, kurio esmė yra verslo perorganizavimas, sutelkiant dėmesį į klientų poreikių patenkinimą, procesų ir veiksmų planų sumažinimą ir vidinės komunikacijos kokybės didinimą.
Kokią naudą teikia projekto vykdymas sprintais?
Remiantis Agile metodika, visas projektas turi būti suskirstytas į trumpus sprintus (iteracijas), kurių metu užbaigiamos stambios užduotys. Įprastai sprinto eiga yra skirstoma į keturis etapus:
1 etapas. Kiekvieno sprinto pradžioje produkto šeimininkas (angl. Product Owner) sudėlioja prioritetus. Pagal sudėliotus prioritetus komanda pasirenka užduotis, įsivertina preliminarią jų atlikimo trukmę ir ar gebės per vieną sprintą pilnai jas įgyvendinti. Jei užduotys yra per didelės apimties, jos skaidomos į mažesnes dalis ir į sprintą paimama tiek, kad būtų spėta atlikti ir jo pabaigoje pateikti klientui.
2 etapas. Prasidėjus sprintui, kiekvienas komandos narys atlieka sau paskirtas užduotis. O tam, kad darbai nesustotų, kiekvieną dieną yra vykdomi komandos narių susitikimai. Jų metu pristatomi atlikti darbai, iššūkiai ir problemos, kurias išspręsti padeda visa komanda.
3 etapas. Sprintui pasibaigus, atlikti darbai yra pristatomi klientui. Taip klientas gali susipažinti su pasiektu progresu bei įvertinti atliktą darbą. Gavus atsiliepimus/pastebėjimus iš kliento, projekto vykdymo komanda gali koreguoti savo darbų planą ir lanksčiau prisitaikyti prie pasikeitusių rinkos poreikių.
4 etapas. Kiekvienas sprintas yra užbaigiamas padarytų darbų bei galimų patobulinimų ateityje aptarimu. Tokie aptarimai komandoms leidžia mokytis iš patirtų iššūkių ir klaidų, įsisavinti naujus produkto kūrimo būdus ar sėkmingai sprinto metu išbandytas praktikas, dalintis šiomis patirtimis su kitais komandos nariais.
Taigi, suskaidžius projektą etapais, daug lengviau numatyti tolimesnę projekto eigą ir ne tik įvertinti, bet ir išvengti arba suvaldyti galimas rizikas. Dirbant sprintais, t.y. įvertinant jau įgyvendinto etapo gerąsias praktikas ir mokantis iš klaidų, užtikrinamas nuolatinis tobulėjimas. Be to, kai projektas įgyvendinamas, remiantis bendradarbiavimu su klientu, lengviau išsiaiškinami kliento poreikiai, todėl sukuriamas 100 proc. kliento lūkesčius išpildantis produktas.
Kitas svarbus projekto įgyvendinimo aspektas – testavimas. Būtent dėl integruoto testavimo, kurio metu tiriama, ar paruoštas produktas/sistema tinkamai veikia, sukuriamas kokybiškesnis produktas. Žinoma, sklandus projekto įgyvendinimas neįsivaizduojamas ir be kokybiško komandinio darbo. Agile metodą pasirinkusios komandos nariai nėra nuolat kontroliuojami vadovo – jie patys sprendžia svarbiausius darbus, nustato jų atlikimo trukmę bei padeda vieni kitiems išspręsti staiga iškilusias problemas. Tai padeda užtikrinti geresnę visos komandos savijautą, glaudesnį bendradarbiavimą ir bendravimą. Juk kai komandos viduje jaučiama gera atmosfera, daug našiau įgyvendinamas projektas.
Į projekto įgyvendinimo planą įtraukite ir pokyčius!
Pokyčiai tiek gyvenime, tiek versle – postūmį atnešantis elementas, suteikiantis galimybę augti. Tiesa, jei pokyčiams nepasiruošta arba nemokama su jais tinkamai susidoroti, laukia sunkumai. Tradiciniame projektų valdymo modelyje įprasta viską atlikti pagal planą, todėl jokių pokyčių projekto eigoje negali būti. Kiek modernesni metodai, kuriems priskiriama ir Agile metodologija, į projektų įgyvendinimą žiūri daug lanksčiau ir, esant poreikiui, pokyčius leidžia atlikti projekto vykdymo eigoje. Kai projektas skaidomas dalimis, jį daug lengviau valdyti, o galimybė imtis pokyčių projekto eigoje padeda geriau pateisinti kliento lūkesčius, sumažina riziką, padeda tilpti į biudžetą ir leidžia įgyvendinti projektą laiku. Tiesa, sėkmę projektui garantuoja ne tik darbo organizavimas sprintais, bet ir komandinis darbas, produkto testavimas ir grįžtamasis ryšys iš kliento. Dėl šių priežasčių verslas vis dažniau pasiryžęs imtis pokyčių ir projekto vykdymui pasirinkti Agile metodą.
